Rheoliadau Gwasanaethau Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2017

RHAN 15 Gofynion eraill ar ddarparwyr gwasanaethau

Cofnodion

59.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Rhan 1 o Atodlen 2 mewn cysylltiad â phob man y darperir y gwasanaeth ynddo, ohono neu mewn perthynas ag ef.

(2) Pan fo’r darparwr gwasanaeth wedi ei gofrestru i ddarparu gwasanaeth cartref gofal, gwasanaeth llety diogel neu wasanaeth canolfan breswyl i deuluoedd, rhaid i’r darparwr gwasanaeth hefyd gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Rhan 2 o Atodlen 2 mewn cysylltiad â phob man y darperir y gwasanaeth hwnnw ynddo.

(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) sicrhau bod cofnodion sy’n ymwneud ag unigolion yn gywir ac yn gyfredol;

(b) cadw pob cofnod yn ddiogel;

(c) gwneud trefniadau er mwyn i’r cofnodion barhau i gael eu cadw’n ddiogel os bydd y gwasanaeth yn cau;

(d) yn achos cofnodion am blentyn sy’n cael ei letya mewn gwasanaeth cartref gofal a ddarperir yn gyfan gwbl neu’n bennaf i blant, sicrhau bod y cofnodion yn cael eu dosbarthu i’r awdurdod lleoli pan fo’r gwasanaeth yn peidio â chael ei ddarparu mewn cysylltiad â’r plentyn y mae’r cofnodion yn ymwneud ag ef;

(e) gwneud y cofnodion ar gael i’r rheoleiddiwr gwasanaethau ar gais;

(f) cadw cofnodion sy’n ymwneud ag oedolion am dair blynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;

(g) cadw cofnodion sy’n ymwneud â phlant am bymtheng mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf, oni bai bod y cofnodion yn cael eu dychwelyd i’r awdurdod lleoli yn unol ag is-baragraff (d);

(h) sicrhau bod unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth—

(i) yn gallu cael mynediad i’w cofnodion; a

(ii) yn cael eu gwneud yn ymwybodol eu bod yn gallu cael mynediad i’w cofnodion.

Hysbysiadau

60.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau am y digwyddiadau a bennir yn Rhannau 1 a 2 o Atodlen 3.

(2) Pan fo’r darparwr gwasanaeth yn darparu gwasanaeth cartref gofal i blant, rhaid i’r darparwr—

(a) hysbysu’r awdurdod lleoli am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 3 o Atodlen 3;

(b) hysbysu’r awdurdod lleol ar gyfer yr ardal y mae’r cartref ynddi am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 4 o Atodlen 3;

(c) hysbysu’r swyddog heddlu priodol am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 5 o Atodlen 3;

(d) hysbysu’r bwrdd iechyd y mae’r cartref yn ei ardal am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 6 o Atodlen 3.

(3) Rhaid i’r hysbysiadau sy’n ofynnol gan baragraffau (1) a (2) gynnwys manylion y digwyddiad.

(4) Oni nodir fel arall, rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn ddi-oed ac yn ysgrifenedig.

(5) Rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn y modd a’r ffurf sy’n ofynnol gan y rheoleiddiwr gwasanaethau.

Hysbysu mewn cysylltiad â phlant sy’n cael eu derbyn i fan, neu ei ryddhau o fan, y darperir llety i blant ynddo

61.—( 1) Mae’r rheoliad hwn yn gymwys pan fo’r darparwr gwasanaeth wedi ei gofrestru i ddarparu—

(a) gwasanaeth cartref gofal sy’n darparu llety i blant (y cyfeirir ato yn y rheoliad hwn fel “gwasanaeth cartref gofal i blant”), neu

(b) gwasanaeth llety diogel.

(2) Yn y rheoliad hwn, mae cyfeiriadau at “y llety” yn gyfeiriadau at y man y mae gwasanaeth cartref gofal i blant neu wasanaeth llety diogel wedi ei ddarparu ynddo.

(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu, yn ddi-oed, yr awdurdod lleol ar gyfer yr ardal y mae’r llety ynddi, am bob plentyn sy’n cael ei dderbyn i’r llety ac am bob plentyn sy’n cael ei ryddhau o’r llety.

(4) Nid yw’n ofynnol i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r awdurdod lleol ym mharagraff (3) os yr awdurdod lleol hwnnw yw’r awdurdod lleoli ar gyfer y plentyn o dan sylw hefyd.

(5) Rhaid i hysbysiad o dan y rheoliad hwn fod yn ysgrifenedig a rhaid iddo ddatgan—

(a) enw a dyddiad geni’r plentyn;

(b) a yw llety wedi ei ddarparu i’r plentyn o dan adran 76 neu 77 o Ddeddf 2014 neu, yn achos plentyn a leolir gan awdurdod lleol yn Lloegr, a yw llety yn cael ei ddarparu i’r plentyn o dan adran 20 neu 21 o Ddeddf Plant 1989;

(c) a yw’r plentyn yn ddarostyngedig i orchymyn gofal neu orchymyn goruchwylio o dan adran 31 o Ddeddf Plant 1989;

(d) manylion cyswllt—

(i) awdurdod lleoli’r plentyn; a

(ii) y swyddog adolygu annibynnol a benodir ar gyfer achos y plentyn; ac

(e) a oes gan y plentyn ddatganiad anghenion addysgol arbennig neu gynllun addysg, iechyd a gofal ac, os felly, fanylion yr awdurdod lleol a chanddo gyfrifoldeb am gynnal y datganiad anghenion addysgol arbennig neu’r cynllun addysg, iechyd a gofal.

(6) Yn y rheoliad hwn, mae i “cynllun addysg, iechyd a gofal” yr ystyr a roddir i “EHC plan” yn adran 37(2) (cynlluniau addysg, iechyd a gofal) o Ddeddf Plant a Theuluoedd 2014(1).

Hysbysu mewn cysylltiad â marwolaeth plentyn sy’n cael ei letya mewn cartref diogel i blant

62.—( 1) Mae’r rheoliad hwn yn gymwys pan fo plentyn y darperir gwasanaeth llety diogel(2) iddo yn marw.

(2) Mae unrhyw ofynion a osodir gan y rheoliad hwn yn gymwys i ddarparwr gwasanaeth y gwasanaeth llety diogel a oedd yn darparu llety i’r plentyn ar adeg ei farwolaeth.

(3) Os yw’r rheoliad hwn yn gymwys, rhaid i’r darparwr gwasanaeth yn ddi-oed hysbysu—

(a) swyddfa briodol y rheoleiddiwr gwasanaethau;

(b) yr awdurdod lleoli;

(c) yr awdurdod lleol y mae’r gwasanaeth llety diogel yn ei ardal;

(d) y Bwrdd Iechyd Lleol y mae’r gwasanaeth llety diogel yn ei ardal;

(e) Ombwdsmon Carchardai a Phrofiannaeth Cymru a Lloegr (“yr OCPh”); ac

(f) rhiant y plentyn neu’r person a chanddo gyfrifoldeb rhiant dros y plentyn.

(4) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ganiatáu i’r OCPh ymchwilio i’r farwolaeth drwy—

(a) rhoi i’r OCPh fynediad i—

(i) mangre’r gwasanaeth; a

(ii) dogfennau a chofnodion y gwasanaeth;

(b) caniatáu i’r OCPh fynd â chopïau, o’r fangre, o unrhyw ddogfennau neu gofnodion y ceir mynediad iddynt o dan is-baragraff (a)(ii) ar yr amod bod gan yr OCPh drefniadau diogel ar gyfer gwneud hynny; ac

(c) os byddant yn cydsynio, ganiatáu i’r OCPh gyf-weld yn breifat ag unrhyw blant, rhieni (neu bersonau a chanddynt gyfrifoldeb rhiant) neu berthnasau, neu bersonau sy’n gweithio yn y gwasanaeth.

(5) Rhaid i hysbysiad o dan y rheoliad hwn—

(a) cynnwys manylion—

(i) amgylchiadau’r farwolaeth;

(ii) y personau, y cyrff neu’r sefydliadau eraill (os oes rhai) y mae’r darparwr gwasanaeth wedi eu hysbysu neu’n bwriadu eu hysbysu; a

(iii) unrhyw gamau gweithredu y mae’r darparwr gwasanaeth wedi eu cymryd neu’n bwriadu eu cymryd o ganlyniad i’r farwolaeth;

(b) cael ei wneud neu ei gadarnhau yn ysgrifenedig.

(6) Yn y rheoliad hwn, mae cyfeiriadau at yr OCPh yn cynnwys person sydd wedi ei benodi gan, neu sy’n gweithio ar ran, yr OCPh at ddibenion ymchwiliad o dan baragraff (2).

Gwrthdaro buddiannau (gan gynnwys gwaharddiadau)

63.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle i nodi, cofnodi a rheoli achosion posibl o wrthdaro buddiannau.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau nad yw person a chanddo fuddiant ariannol ym mherchnogaeth gwasanaeth cartref gofal yn gweithredu fel ymarferydd meddygol ar gyfer unrhyw unigolyn y darperir y gwasanaeth hwnnw ar ei gyfer.

Polisi a gweithdrefn gwyno

64.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi cwyno yn ei le a sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei weithredu yn unol â’r polisi hwnnw.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle ar gyfer ymdrin â chwynion gan gynnwys trefniadau ar gyfer—

(a) nodi cwynion ac ymchwilio iddynt;

(b) rhoi ymateb priodol i berson sy’n gwneud cwyn, os yw’n rhesymol ymarferol cysylltu â’r person hwnnw;

(c) sicrhau bod camau gweithredu priodol yn cael eu cymryd yn dilyn ymchwiliad;

(d) cadw cofnodion sy’n ymwneud â’r materion yn is-baragraffau (a) i (c).

(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu crynodeb o gwynion, ymatebion a chamau gweithredu dilynol i’r rheoleiddiwr gwasanaethau o fewn 28 o ddiwrnodau i gael cais i wneud hynny.

(4) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) dadansoddi gwybodaeth sy’n ymwneud â chwynion a phryderon; a

(b) rhoi sylw i’r dadansoddiad hwnnw, gan nodi unrhyw feysydd i’w gwella.

Chwythu’r chwiban

65.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau yn eu lle i sicrhau bod pob person sy’n gweithio yn y gwasanaeth (gan gynnwys unrhyw berson y caniateir iddo weithio fel gwirfoddolwr) yn gallu codi pryderon am faterion a all effeithio’n andwyol ar iechyd, diogelwch neu lesiant unigolion y darperir y gwasanaeth ar eu cyfer.

(2) Rhaid i’r trefniadau hyn gynnwys—

(a) cael polisi chwythu’r chwiban yn ei le a gweithredu yn unol â’r polisi hwnnw, a

(b) sefydlu trefniadau i alluogi a chefnogi pobl sy’n gweithio yn y gwasanaeth i godi pryderon o’r fath.

(3) Rhaid i’r darparwr sicrhau bod y trefniadau sy’n ofynnol o dan y rheoliad hwn yn cael eu gweithredu’n effeithiol.

(4) Pan godir pryder, rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau—

(a) yr ymchwilir i’r pryder;

(b) y cymerir camau priodol yn dilyn ymchwiliad;

(c) y cedwir cofnod o’r ddau bwynt uchod.

(1)

2014 p. 6 .

(2)

Mae gwasanaeth llety diogel yn wasanaeth rheoleiddiedig o dan y Ddeddf (gweler adran 2(1)(b) o’r Ddeddf). Mae paragraff 2 o Atodlen 1 i’r Ddeddf yn diffinio “gwasanaeth llety diogel” fel y ddarpariaeth o lety at ddiben cyfyngu ar ryddid plant mewn mangreoedd preswyl yng Nghymru lle y darperir gofal a chymorth i’r plant hynny.