40.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Atodlen 2 mewn cysylltiad â phob man y darperir gwasanaeth ohono.
(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—
(a)sicrhau bod cofnodion sy’n ymwneud ag unigolion yn gywir ac yn gyfredol;
(b)cadw pob cofnod yn ddiogel;
(c)gwneud trefniadau addas er mwyn i’r cofnodion barhau i gael eu cadw’n ddiogel os bydd y gwasanaeth yn cau;
(d)rhoi’r cofnodion ar gael i’r rheoleiddiwr gwasanaethau ar gais;
(e)cadw cofnodion sy’n ymwneud ag unigolion am dair blynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;
(f)sicrhau bod unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth—
(i)yn gallu cael mynediad i’w cofnodion; a
(ii)yn cael eu gwneud yn ymwybodol eu bod yn gallu cael mynediad i’w cofnodion.
41.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau am y digwyddiadau a bennir yn Atodlen 3.
(2) Rhaid i’r hysbysiad gynnwys manylion y digwyddiad.
(3) Oni nodir fel arall, rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn ddi-oed ac yn ysgrifenedig.
(4) Rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn y modd a’r ffurf sy’n ofynnol gan y rheoleiddiwr gwasanaethau.
42. Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle i nodi, cofnodi a rheoli achosion posibl o wrthdaro buddiannau.
43.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi cwyno yn ei le a sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei weithredu yn unol â’r polisi hwnnw.
(2) Rhaid iʼr polisi cwyno gynnwys gweithdrefnau ar gyfer ystyried cwynion a wneir iʼr darparwr gwasanaeth gan ofalwyr lleoli oedolion ynghylch—
(a)y darparwr, a
(b)unrhyw fater arall y maeʼr darparwr yn ystyried ei fod yn berthnasol.
(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle ar gyfer ymdrin â chwynion gan gynnwys trefniadau ar gyfer—
(a)nodi cwynion ac ymchwilio iddynt;
(b)rhoi ymateb priodol i berson sy’n gwneud cwyn, os yw’n rhesymol ymarferol cysylltu â’r person hwnnw;
(c)sicrhau bod camau gweithredu priodol yn cael eu cymryd yn dilyn ymchwiliad;
(d)cadw cofnodion sy’n ymwneud â’r materion yn is-baragraffau (a) i (c).
(4) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu crynodeb o gwynion, ymatebion a chamau gweithredu dilynol i’r rheoleiddiwr gwasanaethau o fewn 28 o ddiwrnodau i gael cais i wneud hynny.
(5) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—
(a)dadansoddi gwybodaeth sy’n ymwneud â chwynion a phryderon; a
(b)gan roi sylw i’r dadansoddiad hwnnw, nodi unrhyw feysydd i’w gwella.
44.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau yn eu lle i sicrhau bod pob person sy’n gweithio yn y gwasanaeth (gan gynnwys unrhyw berson y caniateir iddo weithio fel gwirfoddolwr) yn gallu codi pryderon am faterion a all effeithio’n andwyol ar iechyd, diogelwch neu lesiant unigolion y darperir y gwasanaeth ar eu cyfer.
(2) Rhaid i’r trefniadau hyn gynnwys—
(a)cael polisi chwythu’r chwiban yn ei le a gofyniad i weithredu yn unol â’r polisi hwnnw, a
(b)sefydlu trefniadau i alluogi a chefnogi pobl sy’n gweithio yn y gwasanaeth i godi pryderon o’r fath.
(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod y trefniadau sy’n ofynnol o dan y rheoliad hwn yn cael eu gweithredu’n effeithiol.
(4) Pan godir pryder, rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau—
(a)yr ymchwilir i’r pryder;
(b)y cymerir camau priodol yn dilyn ymchwiliad;
(c)y cedwir cofnod o bob un o’r camau hyn.