Rheoliadau Cynlluniau Gostyngiadau’r Dreth Gyngor a Gofynion Rhagnodedig (Cymru) 2013

Rheoliad 34(3)

ATODLEN 12 Pob ceisydd: materion y mae’n rhaid eu cynnwys mewn cynllun awdurdod — materion gweithdrefnol

RHAN 1 Y weithdrefn ar gyfer gwneud cais am ostyngiad o dan gynllun awdurdod

Gweithdrefn y caiff person ei dilyn i wneud cais am ostyngiad o dan gynllun awdurdod

1.   Mae paragraffau 2 i 7 yn gymwys i gais am ostyngiad o dan gynllun awdurdod.

2.   Caniateir gwneud cais—

(a) mewn ysgrifen,

(b) drwy gyfathrebiad electronig yn unol â Rhan 4, neu

(c) os yw’r awdurdod wedi cyhoeddi rhif teleffon at y diben o gael ceisiadau o’r fath, dros y teleffon.

3.—( 1) Rhaid gwneud unrhyw gais a wneir mewn ysgrifen i’r swyddfa ddynodedig a rhaid iddo fod—

(a) ar ffurflen sydd wedi ei chwblhau’n briodol ac a gymeradwywyd gan yr awdurdod at ddibenion gwneud cais mewn ysgrifen; neu

(b) yn y cyfryw ffurf ysgrifenedig y mae’r awdurdod yn derbyn sy’n ddigonol mewn amgylchiadau unrhyw achos penodol (neu ddosbarth o achosion) o ystyried digonolrwydd yr wybodaeth a thystiolaeth ysgrifenedig.

(2) Mae cais mewn ysgrifen yn ddiffygiol os na wneir y cais ar y ffurf a ddisgrifir ym mharagraff 3(1)(a) neu (b).

(3) Rhaid i unrhyw ffurflen a ddarperir gan yr awdurdod at y diben o wneud cais mewn ysgrifen gael ei darparu’n ddi-dâl.

4.—( 1) Pan fo cais a wneir mewn ysgrifen yn ddiffygiol oherwydd—

(a) ei fod wedi ei wneud ar y ffurflen a gymeradwywyd at y diben ond nad yw’r awdurdod yn ei dderbyn fel ffurflen a gwblhawyd yn briodol, caiff yr awdurdod ofyn i’r ceisydd gwblhau’r cais diffygiol; neu

(b) ei fod wedi ei wneud mewn ysgrifen ond nid ar y ffurflen a gymeradwywyd at y diben hwnnw, ac nad yw’r awdurdod yn derbyn y cais fel un ar ffurf ysgrifenedig sy’n ddigonol yn amgylchiadau’r achos, o ystyried digonolrwydd yr wybodaeth a’r dystiolaeth ysgrifenedig, caiff yr awdurdod gyflenwi copi o’r ffurflen gymeradwy i’r ceisydd neu ofyn am wybodaeth neu dystiolaeth bellach.

(2) Bydd cais a wneir ar ffurflen a ddarparwyd gan yr awdurdod wedi ei gwblhau’n briodol os cwblheir ef yn unol â’r cyfarwyddiadau ar y ffurflen, gan gynnwys unrhyw gyfarwyddiadau i ddarparu gwybodaeth a thystiolaeth mewn cysylltiad â’r cais.

5.—( 1) Os yw cais a wneir drwy gyfathrebiad electronig yn ddiffygiol, rhaid i’r awdurdod roi cyfle i’r person sy’n gwneud y cais gywiro’r diffyg.

(2) Bydd cais a wneir drwy gyfathrebiad electronig yn ddiffygiol os nad yw’r ceisydd yn darparu’r holl wybodaeth y gofynnir amdani gan yr awdurdod.

6.   Mewn achos penodol caiff awdurdod benderfynu na fydd cais a wneir dros y teleffon yn ddilys oni fydd y person sy’n gwneud y cais yn cymeradwyo datganiad ysgrifenedig o amgylchiadau’r person hwnnw a ddarperir gan yr awdurdod.

7.—( 1) Os yw cais a wneir dros y teleffon yn ddiffygiol, rhaid i’r awdurdod roi cyfle i’r person sy’n gwneud y cais gywiro’r diffyg.

(2) Bydd cais a wneir dros y teleffon yn ddiffygiol os na fydd y ceisydd yn darparu’r holl wybodaeth y gofynnir amdani gan yr awdurdod yn ystod yr alwad teleffon.

RHAN 2 Y weithdrefn ar gyfer gwneud apêl

Gweithdrefn y caiff person ei dilyn i apelio yn erbyn penderfyniadau penodol yr awdurdod

8.—( 1) Caiff person a dramgwyddir gan benderfyniad awdurdod sy’n effeithio ar—

(a) hawlogaeth y person hwnnw i gael gostyngiad o dan gynllun awdurdod; neu

(b) swm unrhyw ostyngiad o dan gynllun awdurdod,

gyflwyno hysbysiad ysgrifenedig i’r awdurdod, yn datgan y mater sy’n peri tramgwydd i’r person hwnnw, ac ar ba sail y tramgwyddir y person hwnnw.

(2) Rhaid cyflwyno hysbysiad o dan is-baragraff (1) o fewn un mis o’r dyddiad y cyflwynwyd yr hysbysiad ynghylch penderfyniad yr awdurdod, neu pan fo person wedi gofyn am ddatganiad ysgrifenedig yn unol â pharagraff 9(5) o Atodlen 13 (gofyn am ddatganiad o resymau ysgrifenedig), o fewn un mis o’r dyddiad y cyflwynwyd y datganiad o resymau.

9.   Rhaid i’r awdurdod—

(a) ystyried y mater y mae’r hysbysiad yn ymwneud ag ef;

(b) hysbysu’r person a dramgwyddwyd mewn ysgrifen naill ai—

(i) nad yw’r sail yn gadarn, gan roi rhesymau dros y gred honno; neu

(ii) bod camau wedi eu cymryd i unioni’r tramgwydd, gan ddatgan pa gamau a gymerwyd.

10.   Os yw’r person yn parhau wedi ei dramgwyddo, ar ôl ei hysbysu o dan baragraff 9(b)(i) neu (ii), neu os yw’r awdurdod wedi methu â hysbysu’r person a dramgwyddwyd yn unol â pharagraff 9(b) o fewn dau fis ar ôl cyflwyno’r hysbysiad gan y person, caiff y person apelio i’r tribiwnlys prisio o dan adran 16 o Ddeddf 1992.

RHAN 3 Y weithdrefn ar gyfer gwneud cais am ostyngiad disgresiynol

Gweithdrefn ar gyfer gwneud cais i awdurdod am ostyngiad o dan adran 13A(1)(c) o Ddeddf 1992

11.   Rhaid gwneud cais i awdurdod am ostyngiad o dan adran 13A(1)(c) o Ddeddf 1992—

(a) mewn ysgrifen,

(b) drwy gyfathrebiad electronig yn unol â Rhan 4, neu

(c) os yw’r awdurdod wedi cyhoeddi rhif teleffon at y diben o gael ceisiadau o’r fath, dros y teleffon.

(2) Os—

(a) yw’r awdurdod wedi gwneud penderfyniad o dan adran 13A(1)(c) mewn perthynas â dosbarth o achosion y gostyngir yr atebolrwydd ynddo; a

(b) fel arall, byddai hawl gan berson yn y dosbarth hwnnw i gael gostyngiad o dan gynllun yr awdurdod,

caniateir trin cais y person hwnnw am ostyngiad o dan gynllun yr awdurdod fel cais hefyd am ostyngiad o dan adran 13A(1)(c).

RHAN 4 Cyfathrebu electronig

Dehongli

12.   Yn y Rhan hon o’r Atodlen hon—

mae “gwybodaeth” (“information”) yn cynnwys cais am ostyngiad o dan gynllun awdurdod, tystysgrif, hysbysiad neu dystiolaeth arall;

ystyr “system gyfrifiadurol swyddogol” (“official computer system”) yw system gyfrifiadurol a gynhelir gan neu ar ran awdurdod, ar gyfer anfon, cael, prosesu neu storio unrhyw wybodaeth.

Amodau ar gyfer defnyddio cyfathrebu electronig

13.—( 1) Caiff awdurdod ddefnyddio cyfathrebiad electronig mewn cysylltiad â chais am, a dyfarniad o, ostyngiad o dan ei gynllun.

(2) Caiff person ac eithrio’r awdurdod ddefnyddio cyfathrebiad electronig mewn cysylltiad â’r materion y cyfeirir atynt yn is-baragraff (1) os bodlonir yr amodau a bennir yn is-baragraffau (3) i (6).

(3) Yr amod cyntaf yw y caniateir i’r person hwnnw, am y tro, ddefnyddio cyfathrebiad electronig, gan awdurdodiad a roddwyd ar ffurf cyfarwyddyd gan Brif Weithredwr yr awdurdod.

(4) Yr ail amod yw fod y person yn defnyddio dull cymeradwy—

(a) o ddilysu manylion adnabod anfonwr y cyfathrebiad;

(b) o gyfathrebu yn electronig;

(c) o ddilysu unrhyw gais neu hysbysiad a gyflenwir drwy gyfathrebiad electronig; a

(d) yn ddarostyngedig i is-baragraff (7), o gyflwyno unrhyw wybodaeth i’r awdurdod.

(5) Y trydydd amod yw fod unrhyw wybodaeth a anfonir drwy gyfathrebiad electronig mewn ffurf a gymeradwywyd at ddibenion y Rhan hon.

(6) Y pedwerydd amod yw fod y person yn cadw pa bynnag gofnodion mewn ffurf ysgrifenedig neu electronig, a bennir mewn cyfarwyddyd a roddir gan Brif Weithredwr yr awdurdod.

(7) Os yw’r person yn defnyddio unrhyw ddull arall, ac eithrio’r dull cymeradwy o gyflwyno unrhyw wybodaeth, rhaid trin yr wybodaeth honno fel pe na bai wedi ei chyflwyno.

(8) Yn y paragraff hwn, ystyr “cymeradwy” (“approved”) yw cymeradwy drwy gyfarwyddyd a roddwyd gan Brif Weithredwr yr awdurdod at ddibenion y Rhan hon.

Defnyddio cyfryngwyr

14.   Caiff awdurdod ddefnyddio cyfryngwyr mewn cysylltiad ag—

(a) cyflenwi unrhyw wybodaeth drwy gyfathrebu electronig; a

(b) dilysu neu ddiogelu unrhyw beth a drawsyrrir drwy ddulliau o’r fath,

a chaiff ei gwneud yn ofynnol bod personau eraill yn defnyddio cyfryngwyr mewn cysylltiad â’r materion hynny.

Effaith cyflenwi gwybodaeth drwy gyfathrebu electronig

15.—( 1) Rhaid trin unrhyw wybodaeth a gyflenwir drwy gyfrwng cyfathrebiad electronig fel pe bai wedi ei chyflenwi yn y modd neu’r ffurf sy’n ofynnol gan unrhyw ddarpariaeth o gynllun awdurdod, ar y diwrnod y bydd yr amodau a osodir—

(a) gan y Rhan hon; a

(b) gan neu o dan ddeddfiad,

wedi eu bodloni.

(2) Caiff awdurdod benderfynu bod unrhyw wybodaeth i’w thrin fel pe bai wedi ei chyflenwi ar ddiwrnod gwahanol (boed yn gynharach neu’n ddiweddarach) i’r diwrnod y darperir ar ei gyfer yn is-baragraff (1).

(3) Rhaid peidio ag ystyried bod gwybodaeth wedi ei chyflenwi i system gyfrifiadurol swyddogol drwy gyfathrebiad electronig hyd nes bo’r wybodaeth wedi ei derbyn gan y system y cyflenwir yr wybodaeth iddi.

Profi adnabyddiaeth o anfonwr neu dderbynnydd gwybodaeth

16.   Os bydd angen profi, at ddibenion unrhyw achos cyfreithiol, adnabyddiaeth o—

(a) anfonwr unrhyw wybodaeth a gyflenwyd drwy gyfathrebiad electronig i system gyfrifiadurol swyddogol; neu

(b) derbynnydd unrhyw wybodaeth o’r fath a gyflenwyd drwy gyfathrebiad electronig o system gyfrifiadurol swyddogol,

rhagdybir mai’r anfonwr neu’r derbynnydd, yn ôl fel y digwydd, yw’r person y cofnodir ei enw fel y cyfryw ar y system gyfrifiadurol swyddogol honno.

Prawf o gyflenwi gwybodaeth

17.—( 1) Os bydd angen profi, at ddibenion unrhyw achos cyfreithiol, fod y defnydd o gyfathrebiad electronig wedi arwain at gyflenwi unrhyw wybodaeth, rhagdybir bod hynny wedi digwydd—

(a) pan fo unrhyw wybodaeth o’r fath wedi ei chyflenwi i’r awdurdod, os yw cyflenwi’r wybodaeth honno wedi ei gofnodi ar system gyfrifiadurol swyddogol; neu

(b) pan fo unrhyw wybodaeth o’r fath wedi ei chyflenwi gan yr awdurdod, os yw cyflenwi’r wybodaeth honno wedi ei gofnodi ar system gyfrifiadurol swyddogol.

(2) Os bydd angen profi, at ddibenion unrhyw achos cyfreithiol, fod y defnydd o gyfathrebiad electronig wedi arwain at gyflenwi unrhyw wybodaeth o’r fath, rhagdybir na ddigwyddodd hynny os nad yw cyflenwi’r wybodaeth honno i’r awdurdod wedi ei gofnodi ar system gyfrifiadurol swyddogol.

(3) Os bydd angen profi, at ddibenion unrhyw achos cyfreithiol, pa bryd y derbyniwyd unrhyw wybodaeth o’r fath a anfonwyd drwy gyfathrebiad electronig, rhagdybir mai’r amser a’r dyddiad derbyn fydd yr amser a’r dyddiad a gofnodir ar system gyfrifiadurol swyddogol.

Prawf o gynnwys gwybodaeth

18.   Os bydd angen profi, at ddibenion unrhyw achos cyfreithiol, yr hyn sy’n gynwysedig mewn unrhyw wybodaeth a anfonwyd drwy gyfathrebiad electronig, rhagdybir mai’r cynnwys yw’r hyn a gofnodwyd ar system gyfrifiadurol swyddogol.