Rheoliadau’r Cyfrifiad (Cymru) 2020

Y weithdrefn pan na fo’r Awdurdod yn cael holiadur neu pan fo’n cael holiadur anghyflawn

16.—( 1) Rhaid i’r Awdurdod—

(a) gwirio’r cofnodion yn y system olrhain holiaduron a chynhyrchu rhestr o gyfeiriadau ar gyfer pob ardal cydgysylltydd cyfrifiad ac ardal cydgysylltydd sefydliadau cymunedol y mae’r Awdurdod wedi anfon neu wedi danfon pecyn cyfrifiad neu god mynediad unigryw newydd iddynt ond nad yw’r Awdurdod wedi cael holiadur wedi ei lenwi mewn cysylltiad â hwy yn unol â’r Rheoliadau hyn;

(b) darparu i bob cydgysylltydd cyfrifiad a phob cydgysylltydd sefydliadau cymunedol y rhestr o gyfeiriadau y cyfeirir ati yn is-baragraff (a) sy’n berthnasol iddynt.

(2) Rhaid i bob cydgysylltydd cyfrifiad a phob cydgysylltydd sefydliadau cymunedol drefnu yn eu tro i swyddogion cyfrifiad a swyddogion sefydliadau cymunedol ddefnyddio’r rhestr o gyfeiriadau y cyfeirir ati ym mharagraff (1)(b) i wneud unrhyw ymholiadau y mae’r swyddogion hynny yn meddwl eu bod yn rhesymol i unrhyw berson er mwyn cael y manylion y mae Gorchymyn y Cyfrifiad yn ei gwneud yn ofynnol i berson rhagnodedig eu darparu.

(3) Pan fo swyddog cyfrifiad neu swyddog sefydliadau cymunedol wedi gwneud ymholiadau o dan baragraff (2) i berson rhagnodedig nad yw’r Awdurdod wedi cael holiadur mewn cysylltiad ag ef, caiff y swyddog—

(a) casglu holiadur wedi ei lenwi,

(b) annog y person hwnnw i lenwi holiadur a’i gyflwyno i’r Awdurdod yn unol â’r Rheoliadau hyn,

(c) cytuno y caniateir i’r holiadur wedi ei lenwi gael ei gyflwyno drwy’r post gan ddefnyddio’r amlen wedi ei thalu ymlaen llaw a ddarperir,

(d) gwneud unrhyw drefniadau ar gyfer casglu’r holiadur papur y mae’r swyddog yn meddwl eu bod yn addas, neu

(e) darparu cod mynediad unigryw newydd neu holiadur papur arall.

(4) Rhaid i’r Awdurdod wneud cofnod yn y system olrhain holiaduron pa bryd bynnag y daw holiadur wedi ei lenwi i’w law ar ôl i’r camau o dan baragraffau (2) a (3) gael eu cymryd.

(5) Pan fo holiadur yn dod i law’r Awdurdod ond nad yw’r holiadur yn cynnwys rhai o’r manylion neu’r holl fanylion yr oedd Gorchymyn y Cyfrifiad yn ei gwneud yn ofynnol i’r person rhagnodedig eu darparu, wedyn o ran penodai—

(a) caiff wneud, yn unol ag unrhyw gyfarwyddiadau a ddyroddir gan yr Awdurdod, unrhyw ymholiadau y mae’r penodai yn meddwl eu bod yn rhesymol i unrhyw berson er mwyn cael y manylion coll, a

(b) rhaid iddo gofnodi’r atebion i’r ymholiadau hynny y caniateir iddynt gael eu defnyddio at ddiben y cyfrifiad.

(6) Cyn gynted â phosibl ar ôl i benodai gofnodi’r atebion yn unol â pharagraff (5)(b), rhaid i’r Awdurdod wneud cofnod yn y system olrhain holiaduron i ddangos bod cofnod o’r fath wedi ei wneud mewn cysylltiad â’r person rhagnodedig hwnnw.