Rheoliadau Gofal Iechyd Preifat a Gwirfoddol (Cymru) 2002

Rheoliad 20(1),(3)

ATODLEN 3

RHAN I Y CYFNODAU Y MAE'N RHAID CADW COFNODION MEDDYGOL AR EU CYFER

Math y claf	Isafswm cyfnod cadw
(a) Claf oedd o dan 17 oed ar y dyddiad pan ddaeth y driniaeth y mae'r cofnodion yn cyfeirio ati i ben.	Hyd pen-blwydd y claf yn 25ain
(b) Claf a oedd yn 17 oed ar y dyddiad pan ddaeth y driniaeth y mae'r cofnodion yn cyfeirio ati i ben.	Hyd pen-blwydd y claf yn 26ain
(c) Claf a fu farw cyn cyrraedd 18 oed.	Cyfnod o 8 mlynedd gan ddechrau ar ddyddiad marwolaeth y claf
(ch) Claf a dderbyniodd driniaeth ar gyfer anhwylder meddyliol yn ystod y cyfnod y mae'r cofnodion yn cyfeirio ato.	Cyfnod o 20 mlynedd gan ddechrau ar ddyddiad y cofnod olaf yn y cofnod
(d) Claf a dderbyniodd driniaeth ar gyfer anhwylder meddyliol yn ystod y cyfnod y mae'r cofnodion yn cyfeirio ato ac a fu farw tra'n derbyn y driniaeth honno.	Cyfnod o 8 mlynedd gan ddechrau ar ddyddiad marwolaeth y claf
(dd) Claf y mae ei gofnodion yn ymwneud â thriniaeth gan ymarferydd cyffredinol.	Cyfnod o 10 mlynedd gan ddechrau ar ddyddiad y cofnod olaf yn y cofnod
(e) Claf sydd wedi cael organ a drawsblannwyd.	Cyfnod o 11 mlynedd gan ddechrau ar ddyddiad marwolaeth neu ryddhad y claf p'un bynnag yw'r cynharaf
(f) Pob achos arall.	Cyfnod o 8 mlynedd gan ddechrau ar ddyddiad y cofnod olaf yn y cofnod

RHAN II Y COFNODION I'W CADW AR GYFER ARCHWILIADAU

1.   Cofrestr o gleifion, yn cynnwys—

(a) enw, cyfeiriad, rhif ffôn, dyddiad geni a statws priodasol pob claf;

(b) enw a chyfeiriad a rhif ffôn perthynas agosaf y claf neu unrhyw berson a awdurdodir gan y claf i weithredu ar ran y claf;

(c) enw, cyfeiriad a rhif ffôn ymarferydd cyffredinol y claf;

(ch) pan fo'r claf yn blentyn, enw a chyfeiriad yr ysgol y mae'r plentyn yn ei mynychu neu y bu iddo ei mynychu cyn iddo gael ei dderbyn i sefydliad;

(d) pan fo claf wedi cael ei dderbyn i warchodaeth o dan Ddeddf Iechyd Meddwl 1983 enw, cyfeiriad a rhif ffôn y gwarcheidwad;

(dd) enw a chyfeiriad unrhyw gorff a drefnodd bod y claf yn cael ei dderbyn neu a drefnodd ei driniaeth;

(e) y dyddiad pan dderbyniwyd y claf i sefydliad neu pan dderbyniodd y driniaeth a ddarparwyd at ddibenion sefydliad am y tro cyntaf;

(f) natur y driniaeth a gafwyd gan y claf neu y cafodd y claf ei dderbyn i'w chael;

(ff) os yw'r claf wedi bod yn glaf mewnol mewn ysbyty annibynnol, y dyddiad pan gafodd y claf ei ryddhau;

(g) os yw'r claf wedi cael ei drosglwyddo i ysbyty (gan gynnwys ysbyty gwasanaeth iechyd), dyddiad y trosglwyddiad, y rhesymau dros hynny ac enw'r ysbyty y trosglwyddwyd y claf iddo;

(ng) os bydd y claf yn marw tra mewn sefydliad neu yn ystod triniaeth a ddarperir at ddibenion sefydliad, dyddiad, amser ac achos y farwolaeth.

2.   Cofrestr o'r holl lawdriniaethau llawfeddygol a gyflawnwyd mewn sefydliad, gan gynnwys—

(a) enw'r claf y cyflawnwyd y llawdriniaeth arno;

(b) natur y weithdrefn lawdriniaethol a'r dyddiad pan gafodd ei chynnal;

(c) enw'r ymarferydd meddygol neu'r deintydd a gyflawnodd y llawdriniaeth;

(ch) enw'r anesthetydd a oedd yn bresennol;

(d) enw a llofnod y person a oedd yn gyfrifol am wirio fod pob nodwydd, swab a chyfarpar a ddefnyddiwyd yn y llawdriniaeth wedi'u cymryd yn ôl o'r claf;

(dd) manylion pob dyfais feddygol a fewnblannwyd yn y claf, heblaw pan fyddai hyn yn golygu datgelu gwybodaeth yn groes i ddarpariaethau adran 33(5) o Ddeddf Ffrwythloni Dynol ac Embryoleg 1990 (cyfyngiadau ar ddatgelu gwybodaeth).

3.   Cofrestr o bob achlysur pan ddefnyddiwyd techneg neu dechnoleg y mae rheoliad 41 yn gymwys iddynt, gan gynnwys—

(a) enw'r claf y defnyddiwyd y dechneg neu'r dechnoleg mewn perthynas ag ef;

(b) natur y dechneg neu'r dechnoleg o dan sylw a'r dyddiad y cafodd ei defnyddio;

(c) enw'r person a'i defnyddiodd; ac

(ch) pan nad yw'r person sy'n defnyddio'r dechneg neu'r dechnoleg yn ymarferydd meddygol neu'n ddeintydd, enw'r ymarferydd meddygol neu'r deintydd y defnyddiwyd y dechneg neu'r dechnoleg o dan ei gyfarwyddyd.

4.   Cofrestr o bob cyfarpar mecanyddol neu dechnegol a ddefnyddiwyd at ddibenion y driniaeth a ddarperir gan y sefydliad, gan gynnwys—

(a) dyddiad prynu'r cyfarpar;

(b) dyddiad gosod y cyfarpar;

(c) manylion cynnal a chadw'r cyfarpar a'r dyddiadau pan wnaed gwaith cynnal a chadw.

5.   Cofrestr o bob digwyddiad y mae'n rhaid hysbysu'r Cynulliad ohonynt yn unol â rheoliad 27.

6.   Cofnod o'r sifftiau a drefnwyd ar gyfer bob cyflogai a chofnod o'r oriau a weithiodd bob person mewn gwirionedd.

7.   Cofnod o bob person sy'n cael ei gyflogi yn y sefydliad neu at ddibenion y sefydliad, a hwnnw'n gofnod y mae'n rhaid iddo gynnwys y materion canlynol mewn perthynas ag unigolyn a ddisgrifir yn rheoliad 18(1)—

(a) enw a dyddiad geni y person;

(b) manylion swydd y person yn y sefydliad;

(c) dyddiadau cyflogaeth; ac

(ch) mewn perthynas â phroffesiynolyn gofal iechyd, manylion y cymwysterau proffesiynol perthnasol a chofrestriad y person â'r corff rheoleiddiol proffesiynol perthnasol.