Rheoliad 34(2)
ATODLEN 2CADW COFNODION A'U DAL
Cofnodion y mae angen i brynwyr eu cadw
1. O ran pob blwyddyn gwota, mae'n rhaid i brynwr gadw cofnodion, a'u dal am y cyfnod perthnasol, yn cynnwys —
(a)manylion pob cynhyrchwr sy'n gwneud danfoniadau iddo neu iddi, gan gynnwys —
(i)enw a chyfeiriad y cynhyrchwr hwnnw,
(ii)y cwota cyfanwerthol sydd ar gael i'r cynhyrchwr hwnnw ar ddechrau ac ar ddiwedd pob blwyddyn gwota, a
(iii)cynnwys braster cynrychioliadol (sail braster menyn) y llaeth a ddanfonir gan y cynhyrchwr hwnnw, a
(iv)cyfanswm y cwota sydd ar gael i'r holl gynhyrchwyr sy'n gwneud danfoniadau i'r prynwr a braster menyn pwysedig y cwota hwnnw;
(b)manylion, o ran pob danfoniad a phob mis, y meintiau o laeth a ddanfonodd pob cynhyrchwr iddo neu iddi;
(c)manylion cyfanswm cronnol y meintiau a ddanfonwyd iddo neu iddi bob mis gan yr holl gynhyrchwyr;
(ch)manylion cynnwys braster cyfartalog danfoniadau pob cynhyrchwr fesul mis;
(d)manylion cynnwys braster cyfartalog pwysedig y cyfanswm cronnol y cyfeirir ato yn is-baragraff (c),
(dd)rhestr o brynwyr ac ymgymeriadau eraill sy'n cyflenwi llaeth neu gynhyrchion llaeth a driniwyd neu a broseswyd iddo neu iddi;
(e)manylion, o ran pob cyfryw brynwr neu fenter a phob mis, y meintiau a gyflenwyd iddo neu iddi gan y prynwr hwnnw neu'r fenter honno;
(f)manylion am y defnydd a wnaed o'r llaeth a'r cynnnyrch llaeth a gasglwyd ganddo neu ganddi;
(ff)cofnodion o ddanfoniadau a chyflenwadau unigol a dogfennau casglu cysylltiedig yn nodi pob danfoniad neu gyflenwad gan gynhyrchwr, prynwr neu fenter arall; a
(g)yr holl lyfrau, cofrestrau, cyfrifon, gohebiaeth, data masnachol, talebau a dogfennau ategol yn ymwneud â'i (g)weithgareddau masnachol ef neu hi.
Cofnodion y mae angen i gynhyrchwyr eu cadw
2.—(1) O ran pob blwyddyn gwota, mae'n rhaid i werthwr uniongyrchol gadw cofnodion, a'u dal am y cyfnod perthnasol, yn cynnwys —
(a)manylion y cwota a ddelir ganddo neu ganddi, gan gynnwys unrhyw drosglwyddiadau cwota parhaol neu dros dro os bydd hynny'n briodol;
(b)cofnodion ei fuches/buches (yn cynnwys nifer a brîd y buchod a'r heffrod sydd wedi bwrw llo yn y fuches odro a manylion nifer y buchod sy'n llaetha a nifer y buchod hysb);
(c)cofnodion dyddiol o'r llaeth a gynhyrchir;
(ch)anfonebau ar gyfer unrhyw borthiant a brynir;
(d)manylion a gofnodir o ganlyniad i'w gyfranogiad/chyfranogiad yn y Cynllun Cofnodi Llaeth Cenedlaethol neu mewn cynllun cofnodi tebyg arall;
(dd)manylion y meintiau o laeth a gynhyrchir, y dulliau prosesu a'r meintiau a'r math o gynhyrchion llaeth a gynhyrchir;
(e)manylion y meintiau o laeth cyflawn a ddefnyddir wrth gynhyrchu cynhyrchion llaeth (gan gymhwyso cyfraddau addasu);
(f)manylion y meintiau a'r mathau o laeth a chynhyrchion llaeth a gynhyrchir ac a ddefnyddir ar ei d(d)aliad at ddibenion bwydo da byw ac i'w bwyta gan bobl;
(ff)manylion y meintiau a'r mathau o laeth a chynhyrchion llaeth y ceir gwared â hwy (ac eithrio o dan baragraff (f)) neu a wastreffir ar y daliad;
(g)heb effeithio ar baragraff (ff), manylion unrhyw laeth neu gynhyrchion llaeth —
(i)a gludwyd o'i d(d)aliad i'w dinistrio rywle arall at ddibenion glanweithdra yn unol â phenderfyniad a wnaed gan y Cynulliad Cenedlaethol,
(ii)a ddinistriwyd felly, a
(iii)o ganlyniad, y gellir eu hepgor wrth gyfrifo'r ardoll,
gan gynnwys gwybodaeth am y rheswm pam y bu'n rhaid eu dinistrio felly a manylion am ble, pryd a sut y cawsant eu dinistrio;
(ng)manylion y meintiau a'r mathau o laeth a chynhyrchion llaeth a werthir yn uniongyrchol i'r defnyddiwr neu a drosglwyddir am ddim o'i d(d)aliad (gan gynnwys llaeth a chynhyrchion llaeth a werthir ar ei d(d)aliad);
(h)manylion y meintiau a'r mathau o laeth a chynhyrchion llaeth a brynir, a gyfnewidir neu a dderbynnir mewn rhyw ffordd arall ganddo neu ganddi, a chofnodion yn ymwneud â'u gwaredu; a
(i)manylion am stociau llaeth a chynhyrchion llaeth a ddelir ganddo neu ganddi fesul mis.
(2) Lle mae gwerthwr uniongyrchol hefyd yn danfon llaeth neu gynhyrchion llaeth at brynwr, mae'n rhaid iddo neu iddi hefyd, o ran pob blwyddyn gwota, gadw cofnodion, a'u dal am y cyfnod perthnasol, yn cynnwys —
(a)manylion y meintiau a'r mathau o laeth a chynhyrchion llaeth a ddanfonwyd ganddo neu ganddi ac enw a chyfeiriad unrhyw brynwr cysylltiedig;
(b)y slipiau talu a roddwyd o ran unrhyw gyfryw brynwr; a
(c)lle mae anghysondeb rhwng slip talu prynwr a derbynneb y tancer perthnasol, derbynneb y tancer hwnnw.
3. Mae'n rhaid i ddeiliad cwota cyfanwerthol sy'n gwneud danfoniadau i brynwr, o ran pob blwyddyn gwota, gadw cofnodion, a'u dal am y cyfnod perthnasol, yn cynnwys —
(a)manylion y cwota a ddelir ganddo neu ganddi, gan ddangos unrhyw drosglwyddiadau cwota parhaol neu dros dro os bydd hynny'n briodol;
(b)cofnodion ei fuches/buches (yn cynnwys nifer a brîd y buchod a'r heffrod sydd wedi bwrw llo yn y fuches odro a manylion nifer y buchod sy'n llaetha a nifer y buchod hysb);
(c)cofnodion dyddiol o'r llaeth a gynhyrchir;
(ch)anfonebau ar gyfer unrhyw borthiant a brynir;
(d)manylion y meintiau o laeth a ddanfonir ganddo neu ganddi, ac enw a chyfeiriad y prynwr dan sylw;
(dd)y slipiau talu a roddir o ran unrhyw gyfryw brynwr;
(e)lle mae anghysondeb rhwng slip talu prynwr a derbynneb y tancer perthnasol, derbynneb y tancer hwnnw;
(f)manylion a gofnodir o ganlyniad i'w gyfranogiad/chyfranogiad yn y Cynllun Cofnodi Llaeth Cenedlaethol neu mewn cynllun cofnodi tebyg arall;
(ff)manylion y meintiau o laeth a gynhyrchir ac a ddefnyddir ar ei d(d)aliad at ddibenion bwydo da byw ac i'w bwyta gan bobl;
(g)manylion y meintiau o laeth y ceir gwared â hwy (ac eithrio o dan baragraff (ff)) neu a wastreffir ar y daliad;
(ng)heb effeithio ar is-baragraff (g), manylion unrhyw laeth —
(i)a gludwyd o'i d(d)aliad i'w ddinistrio rywle arall at ddibenion glanweithdra yn unol â phenderfyniad a wnaed gan y Cynulliad Cenedlaethol,
(ii)a ddinistriwyd felly, a
(iii)o ganlyniad, y gellir ei hepgor wrth gyfrifo'r ardoll,
gan gynnwys gwybodaeth am y rheswm pam y bu'n rhaid ei ddinistrio felly a manylion am ble, pryd a sut y cafodd ei ddinistrio;
(h)manylion y meintiau a'r mathau o laeth a chynhyrchion llaeth a drosglwyddir am ddim o'i d(d)aliad;
(i)manylion y meintiau o laeth a brynir, a gyfnewidir neu a dderbynnir mewn rhyw ffordd arall, a chofnodion yn ymwneud â'i waredu; a
(l)manylion am stociau llaeth a gynhyrchir ar ei d(d)aliad.
Cofnodion y mae'n rhaid i unrhyw un sy'n cynnal profion braster menyn mewn labordy eu cadw
4. Mae'n rhaid i unrhyw un sy'n cynnal profion braster menyn dros brynwr mewn labordy gadw cofnodion, a'u dal am y cyfnod perthnasol, yn cynnwys manylion yr holl samplau llaeth a ddadansoddir, yn nodi —
(a)yr amser a'r dyddiad y cymerwyd y sampl ar y daliad;
(b)yr amser a'r dyddiad y derbyniwyd y sampl;
(c)yr amser a'r dyddiad y dadansoddwyd y sampl;
(ch)manylion y prynwr dan sylw;
(d)manylion y cynhyrchwr dan sylw (drwy nodi ei (h)enw neu gyfeirnod);
(dd)cynnwys braster menyn pob sampl a gofnodir i ddau bwynt degol;
(e)y dull dadansoddi a ddefnyddiwyd; a
(f)canlyniadau unrhyw ail ddadansoddiad a gyflawnwyd.
Cofnodion y mae'n rhaid i gludwyr eu cadw
5. Mae'n rhaid i unrhyw gludwr sy'n casglu llaeth neu gynhyrchion llaeth ar ran prynwr gadw cofnodion, a'u dal am y cyfnod perthnasol, yn cynnwys manylion yr holl feintiau o laeth a chynhyrchion llaeth a gesglir felly, yn nodi —
(a)yr amser a'r dyddiad y'u casglwyd gan bob cynhyrchwr;
(b)yr amser a'r dyddiad y samplwyd llaeth neu gynhyrchion llaeth pob cynhyrchwr;
(c)manylion y cynhyrchwr dan sylw;
(ch)maint y llaeth a gasglwyd (gan gynnwys copi o dderbynneb y tancer mewn achosion y cyfeirir atynt ym mharagraffau 2(2)(c) a 3(e));
(d)manylion y cynhyrchwr dan sylw,
(dd)maint y llaeth a ddanfonwyd, ac enw a chyfeiriad pob safle derbyn;
(e)ffynonellau'r holl laeth a gludir ar bob tancer; a
(f)manylion unrhyw achos o gamweithio o ran unrhyw offer a ddefnyddir ganddo neu ganddi.
Cofnodion y mae'n rhaid i broseswyr eu cadw
6. Mae'n rhaid i unrhyw broseswr sy'n derbyn llaeth neu gynhyrchion llaeth gadw cofnodion, a'u dal am y cyfnod perthnasol, yn cynnwys manylion yr holl feintiau o laeth neu gynhyrchion llaeth a dderbynnir, yn nodi—
(a)yr amser a'r dyddiad y'u danfonwyd;
(b)eu maint neu eu pwysau fesul danfoniad (gan gynnwys copïau o dderbynebau tanceri a thocynnau pont bwyso yn yr achosion y cyfeirir atynt ym mharagraffau 2(2)(c) a 3(e);
(c)enw a chyfeiriad y cludwr dan sylw;
(ch)enw a chyfeiriad y sawl a'u gwerthodd neu a'u rhoddodd;
(d)y meintiau o laeth a brosesir, y mathau o ddulliau prosesu a gyflawnir, a'r meintiau a'r mathau o gynhyrchion llaeth a gynhyrchir;
(dd)y meintiau o laeth a ddefnyddir wrth gynhyrchu cynnnyrch llaeth (os na ellir eu nodi o'r wybodaeth a ddarperir o dan is-baragraff (d));
(e)y stociau llaeth a chynhyrchion llaeth amcangyfrifedig a ddelir gan y proseswr hwnnw ar ddiwedd pob mis a manylion yr union stociau a ddelir ganddo neu ganddi yn y fan a'r lle ar 31 Mawrth bob blwyddyn; a
(f)y meintiau o laeth neu gynhyrchion llaeth a werthir neu a waredir mewn rhyw ffordd arall, a'r dyddiad y'u cyflenwyd neu y'u gwaredwyd ac enwau a chyfeiriadau'r prynwyr neu'r derbynwyr dan sylw.
Cofnodion y mae'n rhaid i bobl sy'n prynu, yn gwerthu neu'n cyflenwi llaeth neu gynhyrchion llaeth a gafwyd yn uniongyrchol oddi wrth gynhyrchwr neu brynwr eu cadw
7. Mae'n rhaid i unrhyw un sy'n prynu, yn gwerthu neu'n cyflenwi llaeth neu gynhyrchion llaeth a gafwyd yn uniongyrchol oddi wrth gynhyrchwr neu brynwr tra'n rhedeg busnes gadw cofnodion, a'u dal am y cyfnod perthnasol, yn cynnwys manylion yr holl feintiau o laeth a chynhyrchion llaeth a dderbynnir, yn nodi —
(a)yr amser a'r dyddiad y'u derbyniwyd;
(b)eu maint neu eu pwysau fesul danfoniad (gan gynnwys copïau o dderbynebau tanceri neu anfonebau yn yr achosion y cyfeirir atynt ym mharagraffau 2(2)(c) a 3(e));
(c)enw a chyfeiriad y cludwr dan sylw;
(ch)enw a chyfeiriad y sawl a'u gwerthodd neu a'u rhoddodd;
(d)y meintiau o laeth neu gynhyrchion llaeth a werthwyd neu a gyflenwyd, a'r dyddiad y'u gwerthwyd neu y'u cyflenwyd, ac enwau a chyfeiriadau'r prynwyr neu'r derbynwyr dan sylw ac eithrio defnyddwyr y cyfryw laeth a chynhyrchion llaeth; ac
(dd)y meintiau o laeth neu gynhyrchion llaeth a ddychwelwyd at y cynhyrchwr neu'r prynwr heb eu gwerthu neu heb eu defnyddio, a'r dyddiad y'u dychwelwyd.
8. Yn yr Atodlen hon, o ran unrhyw gofnodion —
ystyr “y cyfnod perthnasol” yw gweddill y flwyddyn gofnodi a chyfnod o dair blynedd o leiaf ar ôl hynny; a
ystyr “gweddill y flwyddyn gofnodi” yw, ar ôl gwneud y cofnodion, gweddill y flwyddyn y'u gwnaed.