(Nid yw’r nodyn hwn yn rhan o’r Rheoliadau)
Mae’r Rheoliadau hyn yn dirymu ac yn disodli Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) 2005 (“Rheoliadau 2005”) ac yn cyflwyno gweithdrefn newydd sy’n gwneud darpariaeth ar gyfer cwyno wrth awdurdodau lleol ynglŷn â’r modd yr arferir eu swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol, ac eithrio cwynion ynghylch swyddogaethau penodol, y gellir eu hystyried yn sylwadau o dan Ddeddf Plant 1989 ac o dan Ddeddf Mabwysiadu a Phlant 2002, yr ymdrinnir â hwy yn unol â Rheoliadau Gweithdrefn Sylwadau (Cymru) 2014.
Y prif wahaniaeth rhwng y gweithdrefnau a sefydlwyd o dan Reoliadau 2005 a’r rhai a sefydlir o dan y Rheoliadau hyn yw diddymu cam y panel annibynnol a chyflwyno proses sy’n cynnwys dau gam, sef datrys yn lleol ac, os nad yw hynny’n llwyddo, gofyniad i ymchwilio ac ymateb.
Mae Rhan 2 yn gwneud darpariaeth ynghylch y trefniadau ar gyfer sefydlu gweithdrefn gwynion. Mae rheoliad 3 yn pennu’r ddyletswydd a osodir ar yr awdurdod lleol i sefydlu’r weithdrefn gwynion. Mae rheoliad 4 yn ei gwneud yn ofynnol bod yr awdurdod lleol yn dynodi uwch-swyddog i fod yn gyfrifol am sicrhau cydymffurfiaeth â’r trefniadau a wneir gan yr awdurdod lleol. Mae rheoliad 5 yn ei gwneud yn ofynnol bod yr awdurdod lleol yn penodi swyddog cwynion i reoli’r gweithdrefnau ar gyfer trin ac ystyried cwynion. Mae rheoliad 6 yn gosod rhwymedigaeth ar yr awdurdod lleol i sicrhau y rhoddir cyhoeddusrwydd effeithiol i’w weithdrefn gwynion. Mae rheoliad 7 yn darparu ar gyfer cyfathrebu yn electronig. Mae rheoliad 8 yn ei gwneud yn ofynnol bod yr awdurdod lleol yn sicrhau yr hyfforddir ei staff yn briodol.
Mae Rhan 3 (rheoliadau 9 i 14) yn pennu natur a chwmpas y weithdrefn gwynion, gan gynnwys y materion na fydd awdurdod lleol yn eu hystyried o dan ei weithdrefn gwynion, a’r modd y mae’n rhaid i awdurdod lleol drin materion y canfyddir eu bod dan ystyriaeth gydredol. Mae’r Rhan hon hefyd yn pennu’r terfynau amser ar gyfer gwneud cwyn (rheoliad 13) ac yn pennu bod hawl gan yr achwynydd i dynnu cwyn yn ôl (rheoliad 14).
Mae Rhan 4 (rheoliadau 15 i 19) yn pennu’r weithdrefn ar gyfer ystyried cwynion. Mae rheoliad 15 yn ei gwneud yn ofynnol bod cwyn yn cael ei chydnabod o fewn 2 ddiwrnod gwaith. Mae rheoliad 16 yn ei gwneud yn ofynnol cynnig trafod y mater gyda’r achwynydd, er mwyn ceisio datrys y gŵyn yn anffurfiol. Rhaid cynnal y drafodaeth honno o fewn 10 diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod y mae’r awdurdod lleol yn cydnabod cael y gŵyn. Os gwneir y gŵyn ar lafar, rhaid cofnodi’r gŵyn mewn ysgrifen ac anfon y cofnod ysgrifenedig o’r gŵyn at yr achwynydd. Os llwyddir i ddatrys y gŵyn yn anffurfiol, rhaid i’r awdurdod lleol ysgrifennu at yr achwynydd gan roi manylion telerau’r datrysiad hwnnw. Ceir estyn y terfyn amser o 10 diwrnod mewn amgylchiadau eithriadol, drwy gytundeb rhwng yr awdurdod lleol a’r achwynydd.
Mae rheoliadau 17 a 18 yn rhagnodi’r ail gam ffurfiol yn y broses, sef ymchwilio i’r gŵyn gan yr awdurdod lleol ar y cyd ag ymchwilydd annibynnol. Bydd y cam hwn yn gymwys os yw’r achwynydd yn gwrthod cynnig o drafodaeth; os yw’r achwynydd yn gwneud y dewisiad bod y gŵyn i’w datrys o dan y weithdrefn hon; neu os na ddatryswyd y gŵyn wrth fodd yr achwynydd pan geisiwyd ei datrys yn lleol. Mae rheoliad 18 yn ei gwneud yn ofynnol bod yr awdurdod lleol yn anfon ymateb ysgrifenedig, wedi ei lofnodi gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol, at yr achwynydd o fewn 25 diwrnod gwaith ar ôl llunio cofnod ysgrifenedig terfynol o’r gŵyn. Mae rheoliad 19 yn pennu’r weithdrefn a ddilynir os digwydd bod cwyn yn ymwneud â gweithredoedd gan fwy nag un awdurdod lleol.
Mae Rhan 5 yn pennu bod dyletswydd ar awdurdodau lleol i fonitro’r trefniadau a wnaed ganddynt, er mwyn sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’r Rheoliadau hyn, ac yn gwneud darpariaeth ar gyfer llunio adroddiad blynyddol.
Mae Rhan 6 yn cynnwys darpariaeth ar gyfer dirymu, trefniadau trosiannol a diwygiadau.
Ystyriwyd Cod Ymarfer Gweinidogion Cymru ar gynnal Asesiadau Effaith Rheoleiddiol mewn perthynas â’r Rheoliadau hyn. O ganlyniad, lluniwyd asesiad effaith rheoleiddiol o’r costau a’r manteision sy’n debygol o ddeillio o gydymffurfio â’r Rheoliadau hyn. Gellir cael copi ohono oddi wrth: Yr Is-adran Strategaeth a Gwella Gwasanaethau Cymdeithasol, Yr Adran Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol, Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ.