Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) 2014

RHAN 2 SEFYDLU’R WEITHDREFN GWYNION

Dyletswydd i sefydlu gweithdrefn gwynion

3.—( 1) Rhaid i bob awdurdod lleol wneud trefniadau yn unol â’r rheoliadau hyn ar gyfer trin ac ystyried cwynion.

(2) Rhaid i’r trefniadau a wneir yn unol â pharagraff (1) fod mewn ysgrifen.

Uwch-swyddog sy’n gyfrifol am gwynion

4.   Rhaid i bob awdurdod lleol ddynodi uwch-swyddog o’r awdurdod lleol i fod yn gyfrifol am sicrhau cydymffurfiaeth â’r weithdrefn gwynion a wneir gan yr awdurdod lleol o dan y Rheoliadau hyn.

Swyddog cwynion

5.—( 1) Rhaid i bob awdurdod lleol benodi person, y cyfeirir ato yn y Rheoliadau hyn fel swyddog cwynion.

(2) Swyddogaeth y swyddog cwynion yw rheoli’r gweithdrefnau ar gyfer trin ac ystyried cwynion.

(3) Caiff unrhyw berson sydd wedi ei awdurdodi gan yr awdurdod lleol i weithredu ar ran y swyddog cwynion gyflawni swyddogaeth y swyddog cwynion.

(4) Nid oes angen i swyddog cwynion fod yn gyflogedig gan yr awdurdod lleol a chaiff gael ei benodi’n swyddog cwynion ar gyfer mwy nag un awdurdod lleol.

Cyhoeddusrwydd

6.—( 1) Rhaid i bob awdurdod lleol sicrhau y rhoddir cyhoeddusrwydd effeithiol i’w weithdrefn gwynion, mewn amrywiaeth o gyfryngau, fformatau ac ieithoedd.

(2) Rhaid i bob awdurdod lleol sicrhau y cymerir pob cam rhesymol i sicrhau bod gwybodaeth am ei weithdrefn gwynion ar gael i ddefnyddwyr gwasanaethau, ac i’w gofalwyr os oes rhai.

(3) Rhaid i’r wybodaeth y cyfeirir ati ym mharagraff (2) gynnwys enw swyddog cwynion yr awdurdod lleol a chyfeiriad lle y gellir cysylltu â’r swyddog cwynion.

(4) Rhaid rhoi copi o’r weithdrefn gwynion yn ddi-dâl i unrhyw berson sy’n gofyn amdano, ym mha fformat bynnag y gofynnir amdano.

Ffurf y cyfathrebu

7.—( 1) Ceir anfon unrhyw gyfathrebiad y mae’n ofynnol ei wneud o dan y Rheoliadau hyn at achwynydd yn electronig, pan fo’r achwynydd—

(a) wedi cydsynio mewn ysgrifen; a

(b) heb dynnu’n ôl, mewn ysgrifen, y cydsyniad hwnnw; ac

(c) wedi darparu cyfeiriad post electronig addas i’r awdurdod lleol.

(2) Yn achos dogfen a anfonir yn electronig yn unol â’r Rheoliadau hyn, bodlonir unrhyw ofyniad yn y Rheoliadau hyn fod dogfen wedi ei llofnodi gan berson penodol os yw’r unigolyn a awdurdodir i lofnodi’r ddogfen yn teipio ei enw neu’n gosod ei enw arni gan ddefnyddio cyfrifiadur neu ddull electronig arall.

Gwybodaeth a hyfforddiant i’r staff

8.   Rhaid i bob awdurdod lleol sicrhau y rhoddir gwybod i’w staff am y trefniadau ar gyfer trin cwynion ac ymchwilio iddynt, ac yr hyfforddir ei staff yn briodol i weithredu’r trefniadau hynny.