Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014

NODYN ESBONIADOL

(Nid yw’r nodyn hwn yn rhan o’r Rheoliadau)

Mae’r Rheoliadau hyn yn gwneud darpariaeth mewn cysylltiad â chyfrifon ac archwilio cyrff y mae’n ofynnol archwilio eu cyfrifon yn unol ag adran 39 o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004 (“Deddf 2004”), ac eithrio byrddau prawf lleol ar gyfer ardal o Gymru neu ymddiriedolaeth prawf yng Nghymru. Y cyrff sy’n ddarostyngedig i’r Rheoliadau hyn yw: cynghorau sir a chynghorau bwrdeistref sirol (a’u pwyllgorau a’u cydbwyllgorau); cynghorau cymuned; awdurdodau tân ac achub; awdurdodau Parciau Cenedlaethol; comisiynwyr heddlu a throsedd; prif gwnstabliaid; awdurdodau iechyd porthladd; byrddau draenio mewnol; a byrddau cadwraeth.

Mae’r Rheoliadau’n disodli Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2005, a dirymir hwy, ynghyd hefyd â Rheoliadau diwygio.

Mae’r Rheoliadau hyn yn wahanol ar lawer cyfrif i Reoliadau Cyfrifon ac Archwilio blaenorol. Mae’r newidiadau sy’n werth sylwi arnynt fel a ganlyn: pennir y cyrff sy’n ddarostyngedig i’r Rheoliadau ar wyneb y Rheoliadau; cynyddu trothwy’r incwm gros neu wariant gros ar gyfer cyrff perthnasol llai, o £1 miliwn y flwyddyn i ddim mwy na £2.5 miliwn (rheoliad 2); newidiadau i’r gweithdrefnau ar gyfer cymeradwyo a chyhoeddi cyfrifon (rheoliadau 10 a 15); gwahanu’r gweithdrefnau sy’n llywodraethu cyfrifon cyhoeddedig ac archwiliadau cyrff perthnasol mwy oddi wrth y rhai hynny ar gyfer cyrff perthnasol llai yn strwythur y Rheoliadau (gweler Rhannau 4 a 5); ac nid yw’n drosedd bellach i fethu â chydymffurfio ag unrhyw agwedd ar y Rheoliadau.

Cyflwyniad yw Rhan 1. Mae rheoliad 1 yn nodi’r teitl, y dyddiad cychwyn sef 31 Mawrth 2015 a’r ffaith bod y Rheoliadau’n gymwys o ran Cymru. Mae rheoliad 2 yn nodi diffiniadau’r termau a ddefnyddir yn y Rheoliadau.

Mae Rhan 2 yn ymwneud â phennu cyrff er mwyn i’r cyrff hynny ddod o fewn ystyr awdurdod lleol at ddibenion adran 23(1) o Ddeddf Llywodraeth Leol 2003. O dan yr adran honno, caiff Gweinidogion Cymru wneud darpariaeth ynglŷn â’r arferion cyfrifo y mae’n ofynnol i awdurdodau lleol eu dilyn, fel y’u diffinnir yn Neddf 2003. Mae rheoliad 3 yn pennu byrddau draenio mewnol ac awdurdodau iechyd porthladd ac mae rheoliad 4 yn dynodi arferion cyfrifo ar gyfer y cyrff hynny.

Mae Rhan 3 yn ymwneud â rheolaeth ariannol a rheoli mewnol. Mae rheoliad 5 yn ei gwneud yn ofynnol i gyrff perthnasol fod yn gyfrifol am sicrhau bod rheolaeth ariannol y corff yn ddigonol ac yn effeithiol a bod gan y corff system gadarn o reoli mewnol y maent yn eu hadolygu’n rheolaidd. Mae rheoliad 6 yn gwneud darpariaeth mewn cysylltiad â’r cofnodion cyfrifyddu sydd i’w cadw, a’r systemau rheoli y mae’n rhaid eu cynnal, gan y cyrff perthnasol. Mae rheoliad 7 yn gwneud darpariaeth i’r cyrff perthnasol gynnal archwiliad mewnol digonol ac effeithiol o’u cofnodion cyfrifyddu a’u system o reoli mewnol.

Mae Rhan 4 yn ymwneud â’r cyfrifon cyhoeddedig ac archwiliad ar gyfer cyrff perthnasol mwy. Mae rheoliad 8 yn cynnwys y gofynion ar gyfer paratoi datganiad o gyfrifon ar gyfer corff; rheoliad 9 y gofyniad i’r datganiad o gyfrifon gynnwys nodiadau ynglŷn â thâl; rheoliad 10 y gofynion ar gyfer llofnodi, cymeradwyo a chyhoeddi’r datganiad o’r cyfrifon; rheoliad 11 y weithdrefn i’r cyhoedd archwilio cyfrifon corff; rheoliad 12 y weithdrefn i gorff roi hysbysiad ynglŷn â hawliau’r cyhoedd mewn perthynas â’r cyfrifon a’r weithdrefn archwilio; a rheoliad 13 y gofyniad i gorff roi hysbysiad bod yr archwiliad wedi ei orffen a bod ei ddatganiad o gyfrifon ar gael i’w archwilio gan etholwyr llywodraeth leol.

Mae Rhan 5 yn ymwneud â’r cyfrifon cyhoeddedig ac archwiliad ar gyfer cyrff perthnasol llai. Mae rheoliad 14 yn cynnwys y gofynion i baratoi datganiadau cyfrifyddu ar gyfer corff; rheoliad 15 y gofynion ar gyfer llofnodi, cymeradwyo a chyhoeddi datganiadau cyfrifyddu; rheoliad 16 y weithdrefn i’r cyhoedd archwilio cyfrifon corff; rheoliad 17 y weithdrefn i gorff roi hysbysiad ynglŷn â hawliau’r cyhoedd mewn perthynas â’r cyfrifon a’r weithdrefn archwilio; a rheoliad 18 y gofyniad i gorff arddangos hysbysiad yn nodi bod yr archwiliad wedi ei orffen a bod y datganiadau cyfrifyddu perthnasol ar gael i’w harchwilio gan etholwyr llywodraeth leol.

Mae Rhan 6 yn ymwneud ag awdurdodau penodol. Mae rheoliad 19 yn gwneud darpariaeth ynglŷn â thriniaeth cyfrifyddu taliadau a chyfraniadau penodol sy’n daladwy’n statudol gan fwrdd draenio mewnol. Mae rheoliad 20 yn gwneud darpariaeth mewn cysylltiad â chyd-bwyllgorau, awdurdodau tân ac achub ac awdurdodau Parciau Cenedlaethol o ran adneuo dogfennau penodol mewn perthynas â’u cyfrifon a’u harchwiliadau gyda phob awdurdod cyfansoddol (sef awdurdod â’r hawl i benodi aelodau i’r corff, ac o ran awdurdod Parc Cenedlaethol mae’n cynnwys Gweinidogion Cymru).

Mae Rhan 7 yn ymwneud â gweithdrefnau archwilio. Mae rheoliad 21 yn ei gwneud yn ofynnol i’r archwilydd bennu dyddiad y caniateir arfer hawliau etholwyr llywodraeth leol o dan adran 30 (yr hawl i wneud cais am gyfle i gwestiynu’r archwilydd am y cyfrifon) a 31 (yr hawl i wneud gwrthwynebiadau i’r archwilydd) o Ddeddf 2004 ar y dyddiad hwnnw neu ar ôl y dyddiad hwnnw, a hysbysu’r corff perthnasol dan sylw. Mae rheoliad 22 yn ei gwneud yn ofynnol i gorff perthnasol a hysbyswyd o dan reoliad 21 sicrhau bod y cyfrifon a’r dogfennau a grybwyllir yn adran 30 o Ddeddf 2004 ar gael yn unol â’r weithdrefn a bennir ar gyfer y math o gorff perthnasol (yn naill ai Rhan 4 neu 5 o’r Rheoliadau hyn). Mae rheoliad 23 yn gwneud darpariaeth na chaniateir newid cyfrifon a dogfennau eraill ar ôl y dyddiad yr oeddynt ar gael i’w harchwilio yn gyntaf, ac eithrio gyda chydsyniad yr archwilydd. Mae rheoliad 24 yn ei gwneud yn ofynnol i gyrff perthnasol roi hysbysiad ynglŷn â hawliau cyhoeddus yn unol â’r weithdrefn a bennir yn y Rheoliadau hyn. Mae rheoliad 25 yn cynnwys y gofynion ynglŷn ag unrhyw hysbysiad ysgrifenedig am wrthwynebiad a roddir yn unol ag adran 31 o Ddeddf 2004 gan etholwr llywodraeth leol. Mae rheoliad 26 yn ei gwneud yn ofynnol i gorff perthnasol roi hysbysiad bod archwiliad wedi ei orffen yn unol â’r weithdrefn a bennir yn y Rheoliadau hyn. Mae rheoliad 27 yn ei gwneud yn ofynnol i gorff perthnasol ystyried y llythyr blynyddol gan yr archwilydd, ei gyhoeddi a sicrhau bod copïau ar gael i’w prynu. Mae rheoliad 28 yn gwneud darpariaeth bod yn rhaid i gorff hysbysebu hawl unrhyw etholwr llywodraeth leol i wneud gwrthwynebiadau i unrhyw rai o’r cyfrifon hynny, os bydd Archwilydd Cyffredinol Cymru wedi rhoi cyfarwyddiadau i unrhyw archwilydd gynnal archwiliad eithriadol o gyfrifon corff perthnasol o dan adran 37 o Ddeddf 2004.

Mae Rhan 8 yn ymwneud â diwygiadau a dirymiadau. Mae rheoliad 29 yn diwygio Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Swyddogaethau a Chyfrifoldebau) (Cymru) 2007 (O.S. 2007/399 (Cy. 45)). Mae rheoliad 30 yn nodi’r offerynnau a ddirymir, ac i ba raddau y gwneir hynny.