Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014

Cofnodion cyfrifyddu a systemau rheoli

6.—( 1) Rhaid i swyddog ariannol cyfrifol corff perthnasol benderfynu ar ran y corff, ar ôl ystyried, lle bo’n briodol, arferion priodol, ei—

(a) cofnodion cyfrifyddu, gan gynnwys ffurf y cyfrifon a’r cofnodion cyfrifyddu ategol, a

(b) systemau rheoli cyfrifyddu,

a rhaid i’r swyddog hwnnw sicrhau bod y systemau rheoli cyfrifyddu a benderfynir gan y swyddog hwnnw yn cael eu dilyn a bod cofnodion cyfrifyddu’r corff yn cael eu diweddaru a’u cynnal yn unol â gofynion unrhyw ddeddfiad ac arferion priodol.

(2) Rhaid i’r cofnodion cyfrifyddu y penderfynir arnynt yn unol â pharagraff (1)(a)—

(a) bod yn ddigonol i ddangos ac esbonio trafodion ariannol corff perthnasol ac i alluogi’r swyddog ariannol cyfrifol i sicrhau bod unrhyw ddatganiad o gyfrifon neu ddatganiad cyfrifyddu a gaiff eu paratoi o dan y Rheoliadau hyn, yn cydymffurfio â’r Rheoliadau hyn; a

(b) cynnwys—

(i) cofnodion o ddydd i ddydd o’r holl symiau o arian a dderbynnir ac a warir gan y corff a’r materion y mae’r cyfrifon incwm a gwariant neu dderbyniadau a thaliadau yn ymwneud â hwy;

(ii) cofnod o asedau a rhwymedigaethau’r corff; a

(iii) cofnod o incwm a gwariant y corff mewn perthynas â hawliadau a wnaed ganddo, neu sydd i’w gwneud ganddo, am gyfraniad, grant neu gymhorthdal gan Weinidogion Cymru, unrhyw Weinidog y Goron neu gorff y caiff Gweinidogion Cymru neu’r Gweinidog hwnnw dalu symiau o arian iddo.

(3) Rhaid i’r systemau rheoli cyfrifyddu y penderfynir arnynt yn unol â pharagraff (1)(b) gynnwys—

(a) mesurau i sicrhau bod trafodion ariannol y corff yn cael eu cofnodi cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ac mor gywir ag sy’n rhesymol bosibl, mesurau i alluogi rhwystro a chanfod anghywirdebau a thwyll, a’r gallu i ailgyfansoddi unrhyw gofnodion a gollwyd;

(b) dynodi dyletswyddau swyddogion sy’n ymwneud â thrafodion ariannol a rhannu cyfrifoldebau’r swyddogion hynny mewn perthynas â thrafodion arwyddocaol;

(c) gweithdrefnau i sicrhau nad yw symiau anghasgladwy, gan gynnwys dyledion drwg, yn cael eu diddymu ac eithrio gyda chymeradwyaeth y swyddog ariannol cyfrifol, neu unrhyw aelod o staff y person hwnnw a enwebwyd at y diben hwn, ac y dangosir y gymeradwyaeth yn y cofnodion cyfrifyddu; a

(d) mesurau i sicrhau y rheolir risg yn briodol.