Rheoliadau Gwasanaethau Eirioli Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2019

RHAN 10 Gofynion eraill ar ddarparwyr gwasanaethau

Cofnodion

31.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Atodlen 2 mewn cysylltiad â phob man y darperir y gwasanaeth ynddo, ohono neu mewn perthynas ag ef.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) sicrhau bod cofnodion sy’n ymwneud ag unigolion yn gywir ac yn gyfredol;

(b) cadw pob cofnod yn ddiogel;

(c) gwneud trefniadau er mwyn i’r cofnodion barhau i gael eu cadw’n ddiogel os bydd y gwasanaeth yn cau;

(d) rhoi’r cofnodion ar gael i’r rheoleiddiwr gwasanaethau ar gais;

(e) cadw cofnodion sy’n ymwneud ag oedolion am dair blynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;

(f) cadw cofnodion sy’n ymwneud â phlant am bymtheng mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;

(g) sicrhau bod unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth—

(i) yn gallu cael mynediad i’w cofnodion; a

(ii) yn cael eu gwneud yn ymwybodol eu bod yn gallu cael mynediad i’w cofnodion.

Hysbysiadau

32.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau am y digwyddiadau a bennir yn Atodlen 3.

(2) Rhaid i’r hysbysiadau sy’n ofynnol gan baragraff (1) gynnwys manylion y digwyddiad.

(3) Oni nodir fel arall, rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn ddi-oed ac yn ysgrifenedig.

(4) Rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn y modd a’r ffurf sy’n ofynnol gan y rheoleiddiwr gwasanaethau.

Gwrthdaro buddiannau

33.   Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle i nodi, cofnodi a rheoli achosion o wrthdaro buddiannau.

Polisi a gweithdrefn gwyno

34.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi cwyno yn ei le a sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei weithredu yn unol â’r polisi hwnnw.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle ar gyfer ymdrin â chwynion gan gynnwys trefniadau ar gyfer—

(a) nodi cwynion ac ymchwilio iddynt;

(b) rhoi ymateb priodol i berson sy’n gwneud cwyn, os yw’n rhesymol ymarferol cysylltu â’r person hwnnw;

(c) sicrhau bod camau gweithredu priodol yn cael eu cymryd yn dilyn ymchwiliad;

(d) cadw cofnodion sy’n ymwneud â’r materion yn is-baragraffau (a) i (c).

(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu crynodeb o gwynion, ymatebion a chamau gweithredu dilynol i’r rheoleiddiwr gwasanaethau o fewn 28 o ddiwrnodau i gael cais i wneud hynny.

(4) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) dadansoddi gwybodaeth sy’n ymwneud â chwynion a phryderon; a

(b) gan roi sylw i’r dadansoddiad hwnnw, nodi unrhyw feysydd i’w gwella.

Chwythu’r chwiban

35.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau yn eu lle i sicrhau bod pob person sy’n gweithio yn y gwasanaeth (gan gynnwys unrhyw berson y caniateir iddo weithio fel gwirfoddolwr) yn gallu codi pryderon am faterion a all effeithio’n andwyol ar iechyd, diogelwch neu lesiant unigolion y darperir y gwasanaeth ar eu cyfer.

(2) Rhaid i’r trefniadau hyn gynnwys—

(a) cael polisi chwythu’r chwiban yn ei le a gweithredu yn unol â’r polisi hwnnw; a

(b) sefydlu trefniadau i alluogi a chefnogi pobl sy’n gweithio yn y gwasanaeth i godi pryderon o’r fath.

(3) Rhaid i’r darparwr sicrhau bod y trefniadau sy’n ofynnol o dan y rheoliad hwn yn cael eu gweithredu’n effeithiol.

(4) Pan godir pryder, rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau—

(a) yr ymchwilir i’r pryder;

(b) y cymerir camau priodol yn dilyn ymchwiliad;

(c) y cedwir cofnod o’r ddau beth uchod.