28.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Rhan 1 o Atodlen 3.
(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—
(a)sicrhau bod cofnodion a bennir yn Rhan 1 o Atodlen 3 yn gywir ac yn gyfredol;
(b)cadw’r cofnodion yn ddiogel;
(c)gwneud trefniadau addas er mwyn i’r cofnodion barhau i gael eu cadw’n ddiogel os bydd y gwasanaeth yn cau;
(d)rhoi’r cofnodion ar gael i’r rheoleiddiwr gwasanaethau ar gais;
(e)pan fo gorchymyn mabwysiadu wedi ei wneud mewn perthynas â phlentyn, gadw cofnodion sy’n ymwneud â’r plentyn a mabwysiadydd y plentyn am o leiaf 100 mlynedd o ddyddiad y gorchymyn mabwysiadu;
(f)pan fo gwasanaethau cymorth mabwysiadu yn cael eu darparu i unigolyn, gadw cofnodion sy’n ymwneud â’r unigolyn am o leiaf 100 mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;
(g)mewn achos nad yw’n dod o fewn is-baragraff (e) neu (f), gadw—
(i)cofnodion sy’n ymwneud ag oedolion am 3 blynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;
(ii)cofnodion sy’n ymwneud â phlant am 15 mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;
(h)sicrhau bod unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth—
(i)yn gallu cael mynediad i’w cofnodion, a
(ii)yn cael eu gwneud yn ymwybodol eu bod yn gallu cael mynediad i’w cofnodion.
29.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau am y digwyddiadau a bennir ym mharagraffau 1 a 2 o Atodlen 4.
(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r awdurdod lleol ar gyfer yr ardal y mae’r plentyn wedi ei lleoli ar gyfer ei fabwysiadu ynddi am y digwyddiad a bennir ym mharagraff 1 o Atodlen 4.
(3) Rhaid i’r hysbysiadau sy’n ofynnol gan baragraffau (1) a (2) o’r rheoliad hwn gynnwys manylion y digwyddiad.
(4) Oni nodir fel arall, rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn ddi-oed ac yn ysgrifenedig.
(5) Rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn y modd a’r ffurf sy’n ofynnol gan y rheoleiddiwr gwasanaethau.
30. Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle i nodi, cofnodi a rheoli achosion posibl o wrthdaro buddiannau.
31.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi cwyno yn ei le a sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei weithredu yn unol â’r polisi hwnnw.
(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle ar gyfer ymdrin â chwynion, gan gynnwys trefniadau ar gyfer—
(a)nodi cwynion ac ymchwilio iddynt,
(b)rhoi ymateb priodol i berson sy’n gwneud cwyn, os yw’n rhesymol ymarferol cysylltu â’r person hwnnw,
(c)sicrhau bod camau gweithredu priodol yn cael eu cymryd yn dilyn ymchwiliad, a
(d)cadw cofnodion sy’n ymwneud â’r materion yn is-baragraffau (a) i (c).
(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu crynodeb o gwynion, ymatebion ac unrhyw gamau gweithredu dilynol a gymerir i’r rheoleiddiwr gwasanaethau o fewn 28 o ddiwrnodau i gael cais i wneud hynny.
(4) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—
(a)dadansoddi gwybodaeth sy’n ymwneud â chwynion a phryderon, a
(b)gan roi sylw iʼr dadansoddiad hwnnw, nodi unrhyw feysydd iʼw gwella.
32.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau yn eu lle i sicrhau bod pob person sy’n gweithio yn y gwasanaeth (gan gynnwys unrhyw berson y caniateir iddo weithio fel gwirfoddolwr) yn gallu codi pryderon am faterion a all effeithio’n andwyol ar iechyd, diogelwch neu lesiant personau y darperir y gwasanaeth ar eu cyfer.
(2) Rhaid iʼr trefniadau hyn gynnwys—
(a)cael polisi chwythu’r chwiban yn ei le a gweithredu yn unol â’r polisi hwnnw, a
(b)sefydlu trefniadau i alluogi a chefnogi pobl sy’n gweithio yn y gwasanaeth i godi pryderon o’r fath.
(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod y trefniadau sy’n ofynnol o dan y rheoliad hwn yn cael eu gweithredu’n effeithiol.
(4) Pan godir pryder, rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau—
(a)yr ymchwilir iʼr pryder,
(b)y cymerir camau priodol yn dilyn ymchwiliad, ac
(c)y cedwir cofnod syʼn ymwneud âʼr materion yn is-baragraffau (a) a (b).