Rheoliadau Gwasanaethau Mabwysiadu Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2019

RHAN 10 Gofynion eraill ar ddarparwyr gwasanaethau

Cofnodion

30.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Atodlen 2.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) sicrhau bod cofnodion a bennir yn Atodlen 2 yn gywir ac yn gyfredol;

(b) cadw’r cofnodion yn ddiogel;

(c) gwneud trefniadau addas er mwyn i’r cofnodion barhau i gael eu cadw’n ddiogel os bydd y gwasanaeth yn cau;

(d) rhoi’r cofnodion ar gael i’r rheoleiddiwr gwasanaethau ar gais;

(e) pan fo gorchymyn mabwysiadu wedi ei wneud mewn perthynas â phlentyn, gadw cofnodion sy’n ymwneud â’r plentyn a mabwysiadydd y plentyn am o leiaf 100 mlynedd o ddyddiad y gorchymyn mabwysiadu;

(f) pan fo gwasanaethau cymorth mabwysiadu yn cael eu darparu i unigolyn, gadw cofnodion sy’n ymwneud â’r unigolyn am o leiaf 100 mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;

(g) mewn achos nad yw’n dod o fewn is-baragraff (e) neu (f), gadw—

(i) cofnodion sy’n ymwneud ag oedolion am 3 blynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;

(ii) cofnodion sy’n ymwneud â phlant am 15 mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;

(h) sicrhau bod unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth—

(i) yn gallu cael mynediad i’w cofnodion, a

(ii) yn cael eu gwneud yn ymwybodol eu bod yn gallu cael mynediad i’w cofnodion.

Hysbysiadau

31.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 1 o Atodlen 3.

(2) Yn achos gwasanaeth a ddarperir gan gymdeithas fabwysiadu, rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu—

(a) y Bwrdd Iechyd Lleol, neu’r grŵp comisiynu clinigol a Bwrdd Comisiynu’r Gwasanaeth Iechyd Gwladol, am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 2 o Atodlen 3;

(b) yr asiantaeth leoli am y digwyddiad a bennir yn Rhan 4 o Atodlen 3;

(c) yr awdurdod ardal am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 5 o Atodlen 3;

(d) yr awdurdod lleoli am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 6 o Atodlen 3;

(e) yr heddlu am y digwyddiad a bennir yn Rhan 9 o Atodlen 3.

(3) Yn achos gwasanaeth a ddarperir gan asiantaeth cymorth mabwysiadu neu asiantaeth fabwysiadu sy’n darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu, rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu—

(a) y Bwrdd Iechyd Lleol, neu’r grŵp comisiynu clinigol a Bwrdd Comisiynu’r Gwasanaeth Iechyd Gwladol, am y digwyddiad a bennir yn Rhan 3 o Atodlen 3;

(b) yr awdurdod lleoli am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 7 o Atodlen 3;

(c) yr awdurdod perthnasol am y digwyddiad a bennir yn Rhan 8 o Atodlen 3;

(d) yr heddlu am y digwyddiad a bennir yn Rhan 9 o Atodlen 3.

(4) Rhaid i’r hysbysiadau sy’n ofynnol gan y rheoliad hwn gynnwys manylion y digwyddiad.

(5) Oni nodir fel arall, rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn ddi-oed ac yn ysgrifenedig.

(6) Rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn y modd a’r ffurf sy’n ofynnol gan y rheoleiddiwr gwasanaethau.

(7) Yn y rheoliad hwn—

(a) ystyr “Bwrdd Iechyd Lleol”, “grŵp comisiynu clinigol” a “Bwrdd Comisiynu’r Gwasanaeth Iechyd Gwladol” yw’r Bwrdd Iechyd Lleol, neu’r grŵp comisiynu clinigol a Bwrdd Comisiynu’r Gwasanaeth Iechyd Gwladol—

(i) y mae’r plentyn wedi ei leoli ar gyfer ei fabwysiadu gan y gwasanaeth yn ei ardal, neu

(ii) yr oedd y plentyn sydd wedi marw neu wedi cael damwain neu anaf difrifol wrth gael gwasanaethau cymorth mabwysiadu yn byw yn ei ardal ar adeg y digwyddiad;

(b) ystyr “awdurdod ardal” yw’r awdurdod lleol neu’r awdurdod lleol yn Lloegr ar gyfer yr ardal y mae plentyn wedi ei leoli ynddi, neu i’w leoli ynddi, pan fo hyn yn wahanol i’r awdurdod lleoli;

(c) ystyr “asiantaeth leoli” yw’r asiantaeth fabwysiadu a leolodd y plentyn ar gyfer ei fabwysiadu gyda’r darpar fabwysiadydd;

(d) ystyr “awdurdod lleoli”, mewn perthynas â phlentyn sy’n derbyn gofal neu a oedd yn derbyn gofal gan awdurdod lleol neu awdurdod lleol yn Lloegr, yw’r awdurdod lleol hwnnw;

(e) ystyr “awdurdod perthnasol” yw’r awdurdod lleol y mae’r gwasanaeth yn ei ardal ac unrhyw awdurdod lleol arall y mae’r gwasanaeth yn darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu i’r plentyn hwnnw ar ei ran yn rhinwedd adran 3(4)(a) o Ddeddf 2002.

Gwrthdaro buddiannau

32.   Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle i nodi, cofnodi a rheoli achosion posibl o wrthdaro buddiannau.

Polisi a gweithdrefn gwyno

33.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi cwyno yn ei le a sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei weithredu yn unol â’r polisi hwnnw.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle ar gyfer ymdrin â chwynion, gan gynnwys trefniadau ar gyfer—

(a) nodi cwynion ac ymchwilio iddynt,

(b) rhoi ymateb priodol i berson sy’n gwneud cwyn, os yw’n rhesymol ymarferol cysylltu â’r person hwnnw,

(c) sicrhau bod camau gweithredu priodol yn cael eu cymryd yn dilyn ymchwiliad, a

(d) cadw cofnodion sy’n ymwneud â’r materion yn is-baragraffau (a) i (c).

(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu crynodeb o gwynion, ymatebion ac unrhyw gamau gweithredu dilynol a gymerir i’r rheoleiddiwr gwasanaethau o fewn 28 o ddiwrnodau i gael cais i wneud hynny.

(4) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) dadansoddi gwybodaeth sy’n ymwneud â chwynion a phryderon, a

(b) gan roi sylw iʼr dadansoddiad hwnnw, nodi unrhyw feysydd iʼw gwella.

Chwythuʼr chwiban

34.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau yn eu lle i sicrhau bod pob person sy’n gweithio yn y gwasanaeth (gan gynnwys unrhyw berson y caniateir iddo weithio fel gwirfoddolwr) yn gallu codi pryderon am faterion a all effeithio’n andwyol ar iechyd, diogelwch neu lesiant personau y darperir y gwasanaeth ar eu cyfer.

(2) Rhaid iʼr trefniadau hyn gynnwys—

(a) cael polisi chwythu’r chwiban yn ei le a gweithredu yn unol â’r polisi hwnnw, a

(b) sefydlu trefniadau i alluogi a chefnogi pobl sy’n gweithio yn y gwasanaeth i godi pryderon o’r fath.

(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau bod y trefniadau sy’n ofynnol o dan y rheoliad hwn yn cael eu gweithredu’n effeithiol.

(4) Pan godir pryder, rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau—

(a) yr ymchwilir iʼr pryder,

(b) y cymerir camau priodol yn dilyn ymchwiliad, ac

(c) y cedwir cofnod syʼn ymwneud âʼr materion yn is-baragraffau (a) a (b).