ATODLEN 3Telerau eraill yn y contract
RHAN 8Cofnodion, gwybodaeth, hysbysiadau a hawliau mynediad
Cofnodion cleifion 78
1
Rhaid i’r contractwr gadw cofnodion digonol o’r sylw a rydd i’w gleifion a’i driniaeth o’i gleifion a rhaid iddo wneud hynny—
a
ar ffurflenni a gyflenwir iddo at y diben gan y Bwrdd Iechyd Lleol, neu
b
gyda chydsyniad ysgrifenedig y Bwrdd Iechyd Lleol, drwy gyfrwng cofnodion cyfrifiadur,
neu mewn cyfuniad o’r ddwy ffordd hyn.
2
Rhaid i’r contractwr gynnwys yn y cofnodion y cyfeirir atynt yn is-baragraff (1) adroddiadau clinigol a anfonir yn unol â pharagraff 10 neu oddi wrth unrhyw broffesiynolyn gofal iechyd arall sydd wedi darparu gwasanaethau clinigol i berson ar ei restr o gleifion.
3
Ni chaniateir i gydsyniad y Bwrdd Iechyd Lleol sy’n ofynnol o dan is-baragraff (1)(b) gael ei gadw’n ôl na’i dynnu’n ôl ar yr amod bod y Bwrdd Iechyd Lleol wedi ei fodloni, ac yn parhau i fod wedi ei fodloni—
a
bod y gwasanaethau digidol Meddygon Teulu y mae’r contractwr yn bwriadu cadw’r cofnodion arnynt yn bodloni’r gofynion a nodir yn y Cytundeb Fframwaith Cenedlaethol ar gyfer Systemau a Gwasanaethau Clinigol Meddygon Teulu yng Nghymru,
b
bod y mesurau diogelwch a’r swyddogaethau archwilio a rheoli systemau sydd wedi eu hymgorffori yn y gwasanaethau digidol Meddygon Teulu yn cydymffurfio â’r Cytundeb Fframwaith Cenedlaethol ar gyfer Systemau a Gwasanaethau Clinigol Meddygon Teulu yng Nghymru ac wedi eu galluogi, ac
c
bod y contractwr yn ymwybodol o’r canllawiau sydd wedi eu cynnwys yn “The Good Practice Guidelines for GP electronic patient records (Version 4)” a gyhoeddwyd ar 21 Mawrth 2011 ac wedi llofnodi ymgymeriad bod rhaid iddo roi sylw i’r canllawiau hynny.
4
Pan fo cofnodion cleifion y contractwr yn gofnodion cyfrifiadurol, rhaid i’r contractwr, cyn gynted â phosibl yn dilyn cais gan y Bwrdd Iechyd Lleol, ganiatáu i’r Bwrdd Iechyd Lleol gyrchu’r wybodaeth a gofnodwyd ar y system gyfrifiadur y cedwir y cofnodion hynny arni drwy’r swyddogaeth archwilio y cyfeirir ati yn is-baragraff (3)(b) i’r graddau sy’n angenrheidiol er mwyn i’r Bwrdd Iechyd Lleol gadarnhau bod y swyddogaeth archwilio wedi ei galluogi ac yn gweithredu’n gywir.
5
Pan fo claf ar restr y contractwr o gleifion yn marw, rhaid i’r contractwr anfon y cofnodion cyflawn sy’n ymwneud â’r claf hwnnw i’r Bwrdd Iechyd Lleol—
a
mewn achos pan hysbyswyd y contractwr gan y Bwrdd Iechyd Lleol am farwolaeth y claf hwnnw, cyn diwedd y cyfnod o 14 o ddiwrnodau sy’n dechrau â’r dyddiad y cafodd y contractwr ei hysbysu felly, neu
b
mewn unrhyw achos arall, cyn diwedd y cyfnod o 4 wythnos sy’n dechrau â’r dyddiad y cafodd y contractwr wybod am farwolaeth y claf hwnnw.
6
Pan fo claf ar restr contractwr o gleifion wedi cofrestru gyda darparwr gwasanaethau meddygol sylfaenol arall a bod y contractwr yn cael cais gan y darparwr hwnnw am y cofnodion cyflawn sy’n ymwneud â’r claf hwnnw, rhaid i’r contractwr, cyn gynted ag y bo modd, a pha un bynnag, cyn diwedd y cyfnod o 28 o ddiwrnodau sy’n dechrau â’r diwrnod y mae’n cael y cais oddi wrth y darparwr, anfon at y darparwr hwnnw y cofnodion cyflawn (heblaw unrhyw ran a ddelir ar bapur yn unig), drwy’r cyfleuster GP2GP yn unol â pharagraff 80 ac anfon i’r Bwrdd Iechyd Lleol—
a
y cofnodion cyflawn, neu unrhyw ran o’r cofnodion, a anfonwyd drwy’r cyfleuster GP2GP yn unol â pharagraff 80 nad yw’r contractwr yn cael cadarnhad eu bod wedi eu trosglwyddo’n ddiogel ac effeithiol trwy’r cyfleuster hwnnw, a
b
unrhyw ran o’r cofnodion a gedwir gan y contractwr ar bapur yn unig.
7
O ran claf ar restr contractwr o gleifion—
a
pan fo’r claf yn cael ei ddileu o’r rhestr honno ar gais y claf hwnnw o dan baragraff 28, neu am fod unrhyw un neu ragor o baragraffau 29 i 36 wedi eu cymhwyso, a
b
pan nad yw’r contractwr wedi cael cais gan ddarparwr arall gwasanaethau meddygol y mae’r claf hwnnw wedi cofrestru gydag ef am drosglwyddo’r cofnodion cyflawn sy’n ymwneud â’r claf hwnnw,
rhaid i’r contractwr anfon copi o’r cofnodion hynny i’r Bwrdd Iechyd Lleol.
8
Pan fo cyfrifoldeb contractwr am glaf yn terfynu yn unol â pharagraff 37, rhaid i’r contractwr anfon unrhyw gofnodion yn ymwneud â’r claf hwnnw sydd ganddo—
a
os yw’n hysbys, at y darparwr gwasanaethau meddygol sylfaenol y mae’r claf hwnnw wedi cofrestru gydag ef, neu
b
ym mhob achos arall, i’r Bwrdd Iechyd Lleol.
9
At ddibenion y rheoliad hwn, mae i “cyfleuster GP2GP” yr un ystyr ag yn is-baragraff (2) o baragraff 80.
10
I’r graddau y mae cofnodion claf yn gofnodion cyfrifiadurol, mae’r contractwr yn cydymffurfio ag is-baragraffau (5), (7) neu (8) os yw’n anfon copi o’r cofnodion hynny i’r Bwrdd Iechyd Lleol—
a
ar ffurf ysgrifenedig, neu
b
gyda chydsyniad ysgrifenedig y Bwrdd Iechyd Lleol ar unrhyw ffurf arall.
11
Ni chaniateir i gydsyniad y Bwrdd Iechyd Lleol i drawsyrru gwybodaeth heblaw ar ffurf ysgrifenedig at ddibenion is-baragraff (10)(b) gael ei gadw’n ôl na’i dynnu’n ôl ar yr amod ei fod wedi ei fodloni, ac yn parhau i fod wedi ei fodloni, ynglŷn â’r materion a ganlyn—
a
cynigion y contractwr ynghylch sut y mae’r cofnod i gael ei drawsyrru,
b
cynigion y contractwr ynghylch fformat y cofnod a drawsyrrir,
c
sut y mae’r contractwr i sicrhau bod y cofnod sy’n dod i law’r Bwrdd Iechyd Lleol yn union yr un fath â’r hyn a drawsyrrir, a
d
sut y gall copi ysgrifenedig o’r cofnod gael ei lunio gan y Bwrdd Iechyd Lleol.
12
Ni chaiff contractwr y mae ei gofnodion cleifion yn gofnodion cyfrifiadurol analluogi, na cheisio analluogi, naill ai’r mesurau diogelwch na’r swyddogaethau archwilio a rheoli systemau y cyfeirir atynt yn is-baragraff (3)(b).
13
Yn y rheoliad hwn, ystyr “cofnodion cyfrifiadurol” yw cofnodion a grëir drwy gyfrwng eitemau ar gyfrifiadur.