68. Rhaid i’r unigolyn cyfrifol sicrhau bod systemau effeithiol yn eu lle i gofnodi digwyddiadau, cwynion a materion y mae rhaid gwneud hysbysiadau yn eu cylch yn unol â rheoliadau 52, 53 a 75.
69. Rhaid i’r unigolyn cyfrifol sicrhau bod systemau effeithiol yn eu lle mewn perthynas â chadw cofnodion, sy’n cynnwys systemau ar gyfer sicrhau bod cofnodion y mae’n ofynnol iddynt gael eu cadw gan reoliad 51 yn gywir ac yn gyflawn.
70. Rhaid i’r unigolyn cyfrifol roi trefniadau addas yn eu lle i sicrhau bod polisïau a gweithdrefnau’r darparwr gwasanaeth fel sy’n ofynnol gan reoliad 8(1) i (3) yn cael eu cadw’n gyfredol, gan roi sylw i’r datganiad o ddiben.