Rheoliadau Gwasanaethau Preswyl Ysgolion Arbennig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2024

Rheoliad 51

ATODLEN 2 Cofnodion sydd i gael eu cadw gan y darparwr gwasanaeth

1.   Mewn cysylltiad â phob unigolyn, cofnodion—

(a) o bob asesiad perthnasol;

(b) o gynlluniau personol;

(c) o adolygiadau o gynlluniau personol;

(d) o gynlluniau gofal a chymorth;

(e) o adolygiadau o gynlluniau gofal a chymorth;

(f) o’r gofal a ddarperir, gan gynnwys cofnodion dyddiol neu gofnodion o ymyriadau gofal penodol;

(g) o ohebiaeth, adroddiadau a chofnodion mewn perthynas â chymorth ychwanegol a ddarperir gan wasanaethau addysg, gwasanaethau iechyd a gwasanaethau perthynol eraill.

2.   Cofnod o unrhyw ffioedd gan y darparwr gwasanaeth i unigolion am ddarparu gofal a chymorth ac unrhyw wasanaethau ychwanegol.

3.   Cofnod o’r holl feddyginiaethau a gedwir yn y gwasanaeth ar gyfer pob unigolyn a’r dyddiad a’r amser y rhoddwyd y meddyginiaethau hynny i’r unigolyn, gan gynnwys unrhyw achos o wrthod cymryd meddyginiaeth gan yr unigolyn.

4.   Cofnod o’r holl arian neu bethau gwerthfawr eraill a roddwyd gan yr unigolyn i’w cadw’n ddiogel neu a gafwyd ar ran yr unigolyn, y mae rhaid iddo gynnwys cofnod o’r canlynol—

(a) y dyddiad pan roddwyd yr arian neu’r pethau gwerthfawr i’w cadw neu pan gafwyd yr arian neu’r pethau gwerthfawr;

(b) y dyddiad pan gafodd unrhyw arian neu bethau gwerthfawr—

(i) eu dychwelyd at yr unigolyn, neu

(ii) eu defnyddio, ar gais yr unigolyn, ar ei ran;

(c) pan fo’n gymwys, at ba ddiben y defnyddiwyd yr arian neu’r pethau gwerthfawr;

(d) cydnabyddiaeth ysgrifenedig bod yr arian neu’r pethau gwerthfawr wedi eu dychwelyd.

5.   Cofnod o’r digwyddiadau a ganlyn sy’n digwydd yn y gwasanaeth—

(a) unrhyw ddamwain neu anaf difrifol sy’n cael effaith niweidiol sylweddol ar lesiant unigolyn;

(b) achos o glefyd heintus yn y gwasanaeth;

(c) unrhyw achos o ddwyn neu fwrgleriaeth;

(d) unrhyw atgyfeiriad diogelu a wneir mewn cysylltiad ag unigolyn;

(e) achosion o gwympo a thriniaeth ganlyniadol a ddarperir i unigolyn;

(f) achosion o niwed pwyso a thriniaeth ganlyniadol a ddarperir i unigolyn;

(g) dyddiad ac amgylchiadau unrhyw fesurau rheolaeth neu ataliaeth a ddefnyddir ar unigolyn.

6.   Cofnod o bob ymarfer tân, dril tân neu brawf cyfarpar tân (gan gynnwys cyfarpar larwm tân) a gynhelir yn y gwasanaeth ac o unrhyw gamau gweithredu a gymerir i unioni diffygion yn y cyfarpar tân.

7.   Cofnod o’r holl gwynion a wneir gan unigolion neu eu rhieni neu eu gofalwyr neu gan bersonau sy’n gweithio yn y gwasanaeth ynghylch gweithrediad y gwasanaeth, a’r camau gweithredu a gymerir gan y darparwr gwasanaeth mewn cysylltiad ag unrhyw gŵyn o’r fath.

8.   Cofnod o’r holl bersonau sy’n gweithio yn y gwasanaeth, a hwnnw’n gofnod y mae rhaid iddo gynnwys y materion a ganlyn—

(a) enw llawn, cyfeiriad, dyddiad geni, cymwysterau a phrofiad y person;

(b) copi o dystysgrif geni a phasbort (os oes ganddo un) y person;

(c) copi o bob geirda a geir mewn cysylltiad â’r person;

(d) y dyddiadau y mae’r person yn dechrau cael ei gyflogi felly ac yn peidio â chael ei gyflogi felly;

(e) y swydd sydd gan y person yn y gwasanaeth, y gwaith y mae’n ei wneud a nifer yr oriau y mae wedi ei gyflogi bob wythnos;

(f) cofnodion o gamau disgyblu ac unrhyw gofnodion eraill mewn perthynas â chyflogaeth y person;

(g) cofnod o ddyddiad tystysgrif GDG a pha un a gymerwyd unrhyw gamau gweithredu o ganlyniad i gynnwys y dystysgrif.

9.   Copi o restr ddyletswyddau’r personau sy’n gweithio yn y gwasanaeth, a chofnod o ran pa un a weithiwyd yn ôl y rhestr fel y’i bwriadwyd mewn gwirionedd.

10.   Cofnod o unrhyw ddodrefn y mae unigolyn yn dod â hwy i’r ystafell y mae’n ei meddiannu.

11.   Cofnod o unrhyw un neu ragor o’r digwyddiadau a ganlyn sy’n digwydd yn y gwasanaeth—

(a) unrhyw dân;

(b) absenoldeb heb esboniad neu absenoldeb anawdurdodedig unigolyn gan gynnwys—

(i) amgylchiadau’r absenoldeb;

(ii) y camau gweithredu a gymerwyd gan staff;

(iii) amgylchiadau dychweliad yr unigolyn a’r rhesymau a roddwyd gan yr unigolyn dros yr absenoldeb;

(iv) unrhyw gamau gweithredu a gymerwyd gan y darparwr gwasanaeth o ganlyniad i’r absenoldeb;

(c) marwolaeth unigolyn.

12.   Cofnod o’r holl ymwelwyr â’r gwasanaeth, gan gynnwys enwau ymwelwyr a’r personau y maent yn ymweld â hwy.