Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) 2001

Rhagolygol

Offerynnau Statudol Cymru

2001 Rhif 2290 (Cy. 178)

LLYWODRAETH LEOL, CYMRU

Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) 2001

Wedi'u gwneud

21 Mehefin 2001

Yn dod i rym

28 Gorffennaf 2001

Mae Cynulliad Cenedlaethol Cymru yn gwneud y Rheoliadau canlynol trwy arfer y pwerau a roddwyd iddo gan adrannau 22(6), (7), (8), (9), (10), (11), a (12), 105 a 106 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000(1):

Rhagolygol

RHAN I LL+C CYFFREDINOL

Enwi, cychwyn a chymhwyso LL+C

1.—( 1) Enw'r Rheoliadau hyn yw Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) 2001 a deuant i rym ar 28 Gorffennaf 2001.

(2) Mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys i Gymru yn unig.

Gwybodaeth Cychwyn

I1 Rhl. 1 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

Dehongli LL+C

2.   Yn y Rheoliadau hyn—

• nid yw “adroddiad” (“report”) mewn perthynas â phenderfyniad gweithrediaeth yn cynnwys adroddiad ar ffurf

• “awdurdod lleol” (“local authority”) yw cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol sy'n gweithredu trefniadau gweithrediaeth yn unol â Deddf 2000;

• ystyr “awdurdod lleol perthnasol” (“relevant local authority”) yw'r awdurdod lleol y mae ei weithrediaeth yn gyfrifol am gyflawni'r swyddogaeth y mae'r penderfyniad gweithrediaeth yn ymwneud â hi;

• mae “copi” (“copy”) mewn perthynas ag unrhyw ddogfen, yn cynnwys copi sy'n cael ei wneud o gopi;

• ystyr “corff penderfynu” (“decision making body”) mewn perthynas â phenderfyniad gweithrediaeth yw—

  (a)

  gweithrediaeth awdurdod lleol;

  (b)

  pwyllgor gweithrediaeth awdurdod lleol;

  (c)

  cyd-bwyllgor, pan fydd holl aelodau'r cyd-bwyllgor yn aelodau o weithrediaeth awdurdod lleol; neu

  (ch)

  is-bwyllgor i gyd-bwyllgor, pan fydd holl aelodau'r cyd-bwyllgor yn aelodau o weithrediaeth awdurdod lleol, sydd wedi'i hawdurdodi i gyflawni'r swyddogaeth y mae'r penderfyniad gweithrediaeth yn ymwneud â hi yn unol â Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Cyflawni Swyddogaethau) (Cymru) 2001(2);

• ystyr “cyd-bwyllgor” (“joint committee”) yw pwyllgor a benodir o dan adran 102(1) o Ddeddf 1972 (penodi pwyllgorau) yn unol â rheoliadau a wneir o dan adran 120 o Ddeddf 2000(3);

• ystyr “cyfarfod” (“meeting”) yw cyfarfod gweithrediaeth yr awdurdod, neu gyfarfod pwyllgor neu is-bwyllgor o'r weithrediaeth honno, yn unol â'r rheoliadau hyn;

• ystyr “cynghorydd neu gynorthwyydd gwleidyddol” (“political adviser or assistant”) yw person a benodir yn unol ag adran 9 o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989 (cynorthwywyr ar gyfer grwpiau gwleidyddol)(4) neu baragraff 6 o Atodlen 1 i Ddeddf 2000 (cynorthwyydd maer);

• ystyr “Deddf 1972” (“the Ddeddf 1972”) yw Deddf Llywodraeth Leol 1972(5)

• “Deddf 2000” (“the 2000 Act”) yw Deddf Llywodraeth Leol 2000;

• ystyr “dogfen” (“document”) yw unrhyw adroddiad neu bapur cefndir, heblaw un sydd ar ffurf ddrafft yn unig, sy'n cael ei gymryd i ystyriaeth mewn perthynas â phenderfyniad gweithrediaeth;

• mae “gwybodaeth” (“information”) yn cynnwys barn sy'n cael ei lleisio, argymhelliad ac unrhyw benderfyniad sy'n cael ei wneud;

• mae i “gwybodaeth esempt” yr ystyr a roddir i “exempt information” gan adran 100I o Ddeddf 1972 (gwybodaeth esempt a'r pŵ er i amrywio Atodlen 12A)(6);

• ystyr “gwybodaeth gyfrinachol” (“confidential information”) yw—

  (a)

  gwybodaeth a ddarparwyd i'r awdurdod gan Gynulliad Cenedlaethol Cymru neu gan adran o'r Llywodraeth ar delerau (pa ffordd bynnag y'u mynegwyd) sy'n gwahardd datgelu'r wybodaeth i'r cyhoedd; a

  (b)

  gwybodaeth y gwaherddir ei datgelu i'r cyhoedd gan unrhyw ddeddfiad neu odano neu drwy orchymyn llys,

  ac yn y naill achos neu'r llall, mae cyfeiriad at rwymedigaeth cyfrinachedd i'w dehongli yn unol â hynny;

• ystyr “papurau cefndir” (“background papers”), mewn perthynas ag adroddiad, yw'r dogfennau hynny, heblaw gweithiau cyhoeddedig—

  (a)

  sy'n ymwneud â phwnc yr adroddiad; a

  (b)

  sydd ym marn y swyddog priodol—

  (i)

  yn datgelu unrhyw ffeithiau neu faterion y mae'r adroddiad neu ran bwysig o'r adroddiad wedi'i seilio arnynt, a

  (ii)

  yn ddogfennau y dibynnwyd arnynt i raddau perthnasol wrth baratoi'r adroddiad;

• mae “papur newydd” (“newspaper”) yn cynnwys—

  (a)

  asiantaeth newyddion sy'n cynnal busnes gwerthu a darparu adroddiadau neu wybodaeth i bapurau newydd yn systemataidd; a

  (b)

  unrhyw gorff sydd wrthi'n casglu newyddion yn systemataidd—

  (i)

  ar gyfer darllediadau sain neu deledu; neu

  (ii)

  i'w cynnwys mewn rhaglenni sydd i'w cynnwys mewn unrhyw wasanaeth rhaglenni o fewn ystyr “programme service” yn Neddf Darlledu 1990 heblaw gwasanaeth darlledu sain neu deledu o fewn ystyr “sound or television broadcasting service” yn Rhan III neu Ran I o'r Ddeddf honno yn eu tro(7); neu

  (iii)

  i'w defnyddio'n electronig neu mewn unrhyw fformat arall i ddarparu newyddion i'r cyhoedd drwy gyfrwng y Rhyngrwyd.

• ystyr “penderfyniad gweithrediaeth” (“executive decision”) yw penderfyniad sy'n cael ei wneud neu sydd i'w wneud gan benderfynwr mewn cysylltiad â chyflawni swyddogaeth y mae gweithrediaeth awdurdod lleol yn gyfrifol amdani;

• ystyr “penderfynwr” (“decision-maker”) yw'r corff penderfynu, neu'r aelod unigol, y mae penderfyniad gweithrediaeth yn cael ei wneud ganddo;

• ystyr “pwyllgor safonau” (“standards committee”) yw pwyllgor safonau'r awdurdod lleol perthnasol fel y'i sefydlwyd o dan adran 53 o Ddeddf 2000 (pwyllgorau safonau);

• ystyr “pwyllgor trosolygu a chraffu” (“overview and scrutiny committee”) yw pwyllgor a benodir yn unol ag adran 21 o Ddeddf 2000 (pwyllgorau trosolygu a chraffu);

• mae i “swyddog priodol” yr un ystyr â “proper officer” yn adran 270(3) o Ddeddf 1972 (darpariaethau cyffredinol o ran dehongli).

Gwybodaeth Cychwyn

I2 Rhl. 2 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

RHAN II LL+C CANIATÅD I FYND I GYFARFODYDD GWEITHREDIAETHAU AWDURDODAU LLEOL A'U PWYLLGORAU A DARPARIAETHAU MEWN CYSYLLTIAD Å PHENDERFYNIADAU GWEITHREDIAETH

Cyfarfodydd gweithrediaethau awdurdodau lleol a'u pwyllgorau i'w cynnal yn gyhoeddus LL+C

3.   Yn ddarostyngedig i reoliad 4, rhaid i gyfarfod gweithrediaeth awdurdod lleol, neu bwyllgor neu is-bwyllgor i'r weithrediaeth honno, gael ei gynnal yn gyhoeddus.

Gwybodaeth Cychwyn

I3 Rhl. 3 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

Caniatâd i'r cyhoedd fynd i gyfarfodydd gweithrediaethau awdurdodau lleol a'u pwyllgorau LL+C

4.—( 1) Rhaid i gyfarfod fod yn agored i'r cyhoedd ac eithrio i'r graddau y mae'r cyhoedd yn cael eu gwahardd (boed hynny yn ystod y cyfan neu ran o'r trafodion) o dan baragraff (2) neu drwy benderfyniad o dan baragraff (3) (gan gynnwys y paragraff hwnnw fel y'i cymhwysir gan baragraff (4)).

(2) Rhaid gwahardd y cyhoedd o gyfarfod yn ystod eitem fusnes pa bryd bynnag y mae'n debyg, gyda golwg ar natur y busnes sydd i'w drafod neu natur y trafodion, pe bai aelodau o'r cyhoedd yn bresennol yn ystod yr eitem honno, y byddai gwybodaeth gyfrinachol yn cael ei datgelu iddynt gan dorri'r rhwymedigaeth cyfrinachedd; a rhaid peidio â chymryd bod unrhyw beth yn y Rheoliadau hyn yn awdurdodi datgelu gwybodaeth gyfrinachol gan dorri'r rhwymedigaeth cyfrinachedd neu ei gwneud yn ofynnol i'w datgelu.

(3) Gall gweithrediaeth awdurdod lleol basio cynnig i wahardd y cyhoedd o un o gyfarfodydd y weithrediaeth yn ystod eitem fusnes pa bryd bynnag y mae'n debyg, gyda golwg ar natur y busnes sydd i'w drafod neu natur y trafodion, pe bai aelodau o'r cyhoedd yn bresennol yn ystod yr eitem honno, y byddai gwybodaeth esempt yn cael ei datgelu iddynt.

(4) Bydd paragraff (3) yn gymwys mewn perthynas â phwyllgor gweithrediaeth awdurdod lleol a chyfarfod y pwyllgor hwnnw yn yr un modd ag y mae'n gymwys mewn perthynas â gweithrediaeth awdurdod lleol a chyfarfod y weithrediaeth.

(5) Rhaid i benderfyniad o dan baragraff (3) (gan gynnwys y paragraff hwnnw fel y'i cymhwysir gan baragraff (4))—

(a) nodi'r trafodion, neu'r rhan o'r trafodion, y mae'n gymwys iddynt, a

(b) datgan, trwy gyfeirio at y disgrifiadau yn Atodlen 12A i Ddeddf 1972(8), y disgrifiad o wybodaeth esempt sydd wedi arwain at wahardd y cyhoedd.

(6) Bydd y darpariaethau canlynol yn gymwys i gyfarfod cyhoeddus—

(a) rhaid rhoi hysbysiad cyhoeddus o amser y cyfarfod a'r man cyfarfod—

(i) drwy ei bostio ym mhrif swyddfeydd yr awdurdod o leiaf dri diwrnod clir cyn y cyfarfod; neu

(ii) pan fydd y cyfarfod yn cael ei gynnull ar rybudd byrrach drwy ei bostio ym mhrif swyddfeydd yr awdurdod adeg cynnull y cyfarfod; a

(b) tra bydd y cyfarfod yn agored i'r cyhoedd—

(i) ni fydd gan y weithrediaeth neu, yn ôl fel y digwydd, y pwyllgor, bŵ er i wahardd aelodau o'r cyhoedd o'r cyfarfod; a

(ii) cyn belled ag y bo'n ymarferol, rhaid darparu cyfleusterau rhesymol i gynrychiolwyr papurau newydd sydd wedi'u hachredu'n briodol ac sy'n mynychu'r cyfarfod er mwyn rhoi adroddiad am y trafodion i'r papurau newydd hynny wneud eu hadroddiad ac, oni bai bod y cyfarfod yn cael ei gynnal mewn adeiladau nad ydynt yn perthyn i'r awdurdod neu nad ydynt ar y ffôn, i ffonio'r adroddiad ar eu traul eu hunain.

(7) Ni fydd dim yn y rheoliad hwn yn ei gwneud yn ofynnol i weithrediaeth neu bwyllgor ganiatáu i ffotograffau gael eu cymryd o unrhyw drafodion, na bod unrhyw fodd yn cael ei ddefnyddio i alluogi personau nad ydynt yn bresennol i weld neu glywed unrhyw drafodion (boed hynny ar y pryd neu'n ddiweddarach), na bod unrhyw adroddiad llafar yn cael ei wneud ar unrhyw drafodion wrth iddynt ddigwydd.

(8) Nid yw'r rheoliad hwn yn rhagfarnu unrhyw bŵ er gwahardd i roi terfyn ar ymddygiad afreolus neu gamymddygiad arall mewn cyfarfod neu i'w atal.

Gwybodaeth Cychwyn

I4 Rhl. 4 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

Y cyfle i weld agendâu ac adroddiadau cysylltiedig ar gyfer cyfarfodydd cyhoeddus LL+C

5.—( 1) Rhaid i gopïau o'r agenda ar gyfer cyfarfod ac, yn ddarostyngedig i baragraff (2), gopïau o bob adroddiad ar gyfer cyfarfod fod yn agored i aelodau o'r cyhoedd eu harchwilio ym mhrif swyddfeydd yr awdurdod yn unol â pharagraff (3).

(2) Os gwêl y swyddog priodol yn dda, gellir hepgor o'r copïau o'r adroddiadau sy'n cael eu darparu yn unol â pharagraff (1) y cyfan o unrhyw adroddiad, neu unrhyw ran ohono, nad yw'n ymwneud ond ag eitemau nad yw'r cyfarfod, ym marn y swyddog priodol, yn debyg o fod yn agored i'r cyhoedd tra byddant yn cael eu trafod.

(3) Rhaid i unrhyw ddogfen y mae'n ofynnol o dan baragraff (1) iddi fod yn agored i'w harchwilio fod yn agored felly am o leiaf dri diwrnod clir cyn y cyfarfod ac eithrio—

(a) pan fydd y cyfarfod yn cael ei gynnull ar rybudd byrrach, rhaid i gopïau o'r agenda a'r adroddiadau fod yn agored i'w harchwilio o'r amser y mae'r cyfarfod yn cael ei gynnull, a

(b) pan fydd eitem yn cael ei hychwanegu at agenda, y mae copïau ohoni yn agored i'r cyhoedd eu harchwilio, rhaid i gopïau o'r eitem (neu o'r agenda ddiwygiedig), ac o unrhyw adroddiad sy'n ymwneud â'r eitem, sydd i'w hystyried yn y cyfarfod fod yn agored i'w harchwilio o'r amser y mae'r eitem yn cael ei hychwanegu at yr agenda;

ond ni fydd dim yn y paragraff hwn yn ei gwneud yn ofynnol i gopïau o unrhyw agenda, eitem neu adroddiad fod yn agored i'r cyhoedd eu harchwilio tan fod copïau ar gael i aelodau o'r weithrediaeth neu, yn ôl fel y digwydd, y pwyllgor.

(4) Ni chaiff eitem fusnes ei hystyried mewn cyfarfod oni bai bod naill ai—

(a) copi o'r agenda gan gynnwys yr eitem (neu gopi o'r eitem) yn agored i aelodau o'r cyhoedd ei archwilio yn unol â pharagraff (1) am o leiaf dri diwrnod clir cyn y cyfarfod; neu

(b) pan fydd y cyfarfod yn cael ei gynnull ar rybudd byrrach, o'r amser y bydd y cyfarfod yn cael ei gynnull.

(5) Pan na fydd yr adroddiad cyfan neu unrhyw ran ohono ar gyfer cyfarfod yn agored i'r cyhoedd ei archwilio yn rhinwedd paragraff (2)—

(a) rhaid marcio pob copi o'r adroddiad neu'r rhan â'r geiriau “Ddim i'w Gyhoeddi” a “Not for Publication”; a

(b) rhaid datgan ar bob copi o'r adroddiad cyfan neu unrhyw ran ohono, drwy gyfeirio at y disgrifiadau yn Atodlen 12A i Ddeddf 1972, y disgrifiad o wybodaeth esempt y mae'r weithrediaeth, neu yn ôl fel y digwydd, y pwyllgor, yn debygol o wahardd y cyhoedd o'i herwydd yn ystod yr eitem y mae'r adroddiad yn ymwneud â hi.

(6) Ac eithrio yn ystod unrhyw ran o gyfarfod y mae'r cyhoedd yn cael ei wahardd ohono, rhaid trefnu bod nifer rhesymol o gopïau o'r agenda ac, yn ddarostyngedig i baragraff (8), o'r adroddiadau ar gyfer y cyfarfod, ar gael i aelodau o'r cyhoedd sy'n bresennol yn y cyfarfod eu defnyddio.

(7) Rhaid darparu, ar gais ac ar ôl i gludiant neu unrhyw dâl angenrheidiol arall a godir ar gyfer trosglwyddo gael ei dalu, er budd unrhyw bapur newydd—

(a) copi o'r agenda ar gyfer cyfarfod ac, yn ddarostyngedig i baragraff (8), copi o bob un o'r adroddiadau sydd i'w hystyried yn y cyfarfod;

(b) y datganiadau neu'r manylion pellach hynny, os o gwbl, y mae eu hangen i ddangos natur yr eitemau sydd i'w cynnwys ar yr agenda; ac

(c) os gwêl y swyddog priodol yn dda, yn achos unrhyw eitem, copïau o unrhyw ddogfen arall a ddarparwyd i aelodau'r weithrediaeth mewn cysylltiad â'r eitem.

(8) Mae paragraff (3) yn gymwys mewn perthynas â chopïau o adroddiadau sy'n cael eu darparu yn unol â pharagraff (6) neu (7) fel y mae'n gymwys i gopïau o adroddiadau sy'n cael eu darparu yn unol â pharagraff (1).

Gwybodaeth Cychwyn

I5 Rhl. 5 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

Cofnodi penderfyniadau sy'n cael eu gwneud yng nghyfarfodydd gweithrediaethau awdurdodau lleol a'u pwyllgorau LL+C

6.—( 1) Rhaid i'r swyddog priodol, neu os na fydd y swyddog priodol yn bresennol, cynrychiolydd y swyddog priodol, fynychu unrhyw un o gyfarfodydd corff penderfynu y mae penderfyniad gweithrediaeth i'w wneud ynddo a sicrhau bod datganiad ysgrifenedig yn cael ei lunio cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol ar ôl y cyfarfod mewn perthynas â phob penderfyniad gweithrediaeth sy'n cael ei wneud yn y cyfarfod hwnnw y mae'n rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a bennir ym mharagraff (2).

(2) Rhaid i'r datganiad y cyfeirir ato ym mharagraff (1) gynnwys—

(a) cofnod o'r penderfyniad gan gynnwys dyddiad ei wneud;

(b) cofnod o'r rhesymau dros y penderfyniad;

(c) cofnod o unrhyw ddatganiad o fuddiant mewn perthynas â'r mater y penderfynwyd arno ac y mae unrhyw aelod o'r corff penderfynu a wnaeth y penderfyniad yn ei ddatgan;

(ch) mewn perthynas ag unrhyw fuddiant sy'n cael ei ddatgan, nodyn ynghylch unrhyw ollyngiad a ganiatawyd gan bwyllgor safonau'r awdurdod lleol; a

(d) manylion unrhyw ymgynghoraid a gynhaliwyd yn unol â rheolau sefydlog a chyfansoddiad yr awdurdod a phan nad oes unrhyw ymgynghoriad o'r fath wedi bod, y rhesymau dros hynny.

(3) At ddibenion paragraff (1) o'r rheoliad hwn ystyr “cynrychiolydd y swyddog priodol” yw swyddog yr awdurdod lleol neu'r person neu'r personau a enwebwyd gan y swyddog priodol i fynychu'r cyfarfod er mwyn llunio'r datganiad y cyfeirir ato yn y paragraff hwnnw.

Gwybodaeth Cychwyn

I6 Rhl. 6 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

Cofnodi penderfyniadau gweithrediaeth sy'n cael eu gwneud gan unigolion LL+C

7.—( 1) Cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol ar ôl i aelod unigol wneud unrhyw benderfyniad gweithrediaeth, rhaid i'r aelod hwnnw gyfarwyddo'r swyddog priodol i lunio datganiad ysgrifenedig am y penderfyniad gweithrediaeth hwnnw sy'n cynnwys yr wybodaeth a bennir ym mharagraff (4).

(2) Yn ddarostyngedig i baragraff (3) rhaid i unrhyw benderfyniad gweithrediaeth sy'n cael ei wneud gan aelod unigol beidio â chael ei weithredu nes bod datganiad ysgrifenedig wedi'i lunio yn unol â pharagraff (1).

(3) Pan fydd y dyddiad erbyn pryd y mae rhaid gweithredu penderfyniad gweithrediaeth yn peri bod cydymffurfio â pharagraff (2) yn anymarferol, dim ond pan fydd y penderfynwr wedi cael cytundeb un o'r canlynol, sef—

(a) cadeirydd y pwyllgor craffu perthnasol; neu

(b) os nad oes unrhyw berson o'r fath, neu os nad yw'r person hwnnw yn gallu gweithredu, cadeirydd yr awdurdod lleol perthnasol; neu

(c) os nad oes unrhyw gadeirydd ar gyfer y pwyllgor craffu perthnasol na'r awdurdod lleol perthnasol, is-gadeirydd yr awdurdod lleol perthnasol;bod gwneud y penderfyniad yn fater o frys ac nad oes modd ei ohirio'n rhesymol, y mae rhaid gweithredu'r penderfyniad.

(4) Rhaid i'r datganiad y cyfeirir ato ym mharagraff (1) gynnwys—

(a) cofnod o'r penderfyniad, gan gynnwys dyddiad ei wneud;

(b) cofnod o'r rhesymau dros y penderfyniad;

(c) cofnod o unrhyw fuddiant sy'n cael ei ddatgan gan unrhyw aelod o'r weithrediaeth y mae'r aelod yn ymgynghori ag ef, mewn perthynas â'r penderfyniad ac o unrhyw fuddiant sy'n cael ei ddatgan gan unrhyw aelod o'r weithrediaeth a fuasai'n benderfynwr oni bai am y datganiad buddiant hwnnw;

(ch) mewn perthynas ag unrhyw fuddiant sy'n cael ei ddatgan, nodyn o unrhyw ollyngiad a ganiatawyd gan bwyllgor safonau'r awdurdod lleol;

(d) manylion unrhyw ymgynghoriad a gynhaliwyd yn unol â rheolau sefydlog a chyfansoddiad yr awdurdod lleol a phan nad oes unrhyw ymgynghoriad o'r fath wedi bod, y rhesymau dros hynny; ac

(dd) cofnod o unrhyw resymau am y brys a arweiniodd at weithredu'r penderfyniad cyn paratoi'r datganiad.

(5) Penderfyniadau rhagnodedig yw penderfyniadau gweithrediaeth sy'n cael eu gwneud gan aelodau unigol o weithrediaethau awdurdodau lleol at ddibenion adran 22(4) o Ddeddf 2000 (dyletswydd i gadw cofnod ysgrifenedig o benderfyniadau sy'n cael eu gwneud gan aelodau unigol o weithrediaethau awdurdod lleol).

Gwybodaeth Cychwyn

I7 Rhl. 7 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

Archwilio dogfennau yn dilyn penderfyniadau gweithrediaeth LL+C

8.—( 1) Ar ôl cyfarfod corff penderfynu lle mae penderfyniad gweithrediaeth wedi'i wneud neu ar ôl i aelod unigol wneud penderfyniad gweithrediaeth, rhaid i'r swyddog priodol sicrhau y bydd copi—

(a) o unrhyw ddatganiadau ysgrifenedig a baratowyd yn unol â rheoliadau 6 neu 7; a

(b) o unrhyw adroddiad a ystyriwyd yn y cyfarfod neu, yn ôl fel y digwydd, a ystyriwyd gan yr aelod unigol, sef adroddiad sy'n berthnasol i benderfyniad sy'n cael ei gofnodi yn unol â rheoliadau 6 neu 7 neu, pan nad oes ond rhan o'r adroddiad yn berthnasol i'r penderfyniad hwnnw, y rhan honno,

ar gael i'w archwilio gan aelodau o'r cyhoedd, cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol, ym mhrif swyddfeydd yr awdurdod lleol perthnasol.

(2) Pan fydd cais yn cael ei wneud ar ran papur newydd am gopi o unrhyw un o'r dogfennau sydd ar gael i'r cyhoedd eu harchwilio o dan baragraff (1), rhaid darparu'r dogfennau hynny er budd y papur newydd gan yr awdurdod lleol ar ôl i'r papur newydd dalu costau cludiant, costau copïo neu unrhyw daliadau angenrheidiol eraill i'r awdurdod lleol am ei drosglwyddo.

(3) Rhaid peidio â chymryd bod unrhyw beth yn y rheoliad hwn yn awdurdodi swyddog priodol i ddatgelu gwybodaeth esempt neu gyfrinachol neu'n ei gwneud yn ofynnol iddo ei datgelu.

Gwybodaeth Cychwyn

I8 Rhl. 8 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

Archwilio papurau cefndir LL+C

9.   Pan drefnir bod copi o'r adroddiad cyfan neu ran ohono ar gael i aelodau o'r cyhoedd ei archwilio yn unol â rheoliad 8, ar yr un pryd—

(a) rhaid i gopi o restr a luniwyd gan y swyddog priodol o'r papurau cefndir i'r adroddiad neu ran o'r adroddiad, gael ei gynnwys yn yr adroddiad neu, yn ôl fel y digwydd, yn y rhan o'r adroddiad; a

(b) rhaid trefnu bod o leiaf un copi o bob un o'r dogfennau a gynhwysir yn y rhestr honno ar gael i'r cyhoedd ei archwilio cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol ym mhrif swyddfeydd yr awdurdod lleol perthnasol.

Gwybodaeth Cychwyn

I9 Rhl. 9 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

RHAN III LL+C HAWLIAU YCHWANEGOL I AELODAU'R AWDURDOD LLEOL AC AELODAU PWYLLGORAU TROSOLYGU A CHRAFFU

Hawliau ychwanegol i aelodau awdurdodau lleol gael cyfle i weld dogfennau LL+C

10.—( 1) Yn ddarostyngedig i baragraffau (2) a (3) rhaid i unrhyw ddogfen—

(a) sydd ym meddiant gweithrediaeth awdurdod lleol, neu o dan ei rheolaeth; a

(b) sy'n cynnwys deunydd ynghylch:

(i) unrhyw fusnes a drafodwyd yn un o gyfarfodydd corff penderfynu yr awdurdod hwnnw; neu

(ii) unrhywbenderfyniad sydd wedi'i wneud gan aelod unigol yn unol â threfniadau gweithrediaeth,

fod yn agored i unrhyw aelod o'r awdurdod lleol ei harchwilio pan ddaw'r cyfarfod i ben neu, pan gaiff penderfyniad gweithrediaeth ei wneud gan aelod unigol, yn union ar ôl i'r penderfyniad gael ei wneud.

(2) Pan yw'n ymddangos i'r swyddog priodol y byddai cydymffurfio â pharagraff (1) mewn perthynas â dogfen neu ran o ddogfen yn golygu datgelu gwybodaeth esempt o ddisgrifiad sy'n dod o fewn unrhyw un o baragraffau 1 i 6, 9, 11, 12, ac 14 o Ran I o Atodlen 12A i Ddeddf 1972, rhaid peidio â chydymffurfio â pharagraff (1) mewn perthynas â'r ddogfen neu'r rhan honno.

(3) Pan yw'n ymddangos i'r swyddog priodol y byddai cydymffurfio â pharagraff (1) mewn perthynas â dogfen neu ran o ddogfen yn golygu datgelu cyngor a ddarparwyd gan gynghorydd neu gynorthwyydd gwleidyddol, rhaid peidio â chydymffurfio â'r paragraff hwnnw mewn perthynas â'r ddogfen neu'r rhan honno.

(4) Mae'r hawliau sy'n cael eu rhoi gan baragraff (1) yn ychwanegol at unrhyw hawliau eraill a all fod gan aelod o awdurdod lleol ar wahân i'r rheoliad hwn.

Gwybodaeth Cychwyn

I10 Rhl. 10 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

Hawliau ychwanegol i aelodau pwyllgorau trosolygu a chraffu gael cyfle i weld dogfennau LL+C

11.—( 1) Yn ddarostyngedig i baragraff (2), bydd gan aelod o bwyllgor trosolygu a chraffu awdurdod lleol hawl i gael copïau o unrhyw ddogfen—

(a) sydd ym meddiant neu o dan reolaeth gweithrediaeth yr awdurdod hwnnw; a

(b) sy'n cynnwys deunydd ynghylch—

(i) unrhyw fusnes a drafodwyd yn un o gyfarfodydd corff penderfynu'r awdurdod hwnnw; neu

(ii) unrhyw benderfyniad sydd wedi'i wneud gan aelod unigol o'r weithrediaeth honno yn unol â threfniadau gweithrediaeth.

(2) Ni fydd gan unrhyw aelod o bwyllgor trosolygu a chraffu hawl i gael copi o unrhyw ddogfen neu ran o ddogfen sy'n cynnwys gwybodaeth gyfrinachol neu esempt neu gyngor a ddarparwyd gan gynghorydd neu gynorthwyydd gwleidyddol oni bai bod yr wybodaeth honno yn berthnasol i'r canlynol—

(a) cam neu benderfyniad y mae'r pwyllgor hwnnw neu is-bwyllgor i'r pwyllgor hwnnw yn ei adolygu neu'n craffu arno; neu

(b) yn berthnasol i unrhyw adolygiad sydd wedi'i gynnwys mewn unrhyw raglen waith gan y pwyllgor neu'r is-bwyllgor hwnnw.

(3) Os bydd aelod o bwyllgor trosolygu a chraffu yn gofyn am gopi o unrhyw ddogfen neu o unrhyw ran o ddogfen yn unol â pharagraffau (1) a (2) rhaid i'r swyddog priodol benderfynu a yw'r wybodaeth yn berthnasol fe y'i pennir ym mharagraffau (2)(a) a (b).

(4) Nid oes dim yn y rheoliad hwn yn caniatáu i aelod o bwyllgor trosolygu a chraffu ddatgelu gwybodaeth gyfrinachol neu esempt heblaw'r hyn a all gael ei awdurdodi gan unrhyw ddeddfiad arall.

Gwybodaeth Cychwyn

I11 Rhl. 11 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

RHAN IV LL+C DARPARIAETHAU PELLACH

Yr awdurdodau lleol i gyhoeddi gwybodaeth ychwanegol LL+C

12.—( 1) Rhaid i awdurdod lleol gadw cofrestr—

(a) sy'n nodi enw a chyfeiriad pob aelod o weithrediaeth yr awdurdod am y tro a'r ward neu'r etholaeth (os o gwbl) y mae'r aelod hwnnw yn ei chynrychioli;

(b) sy'n nodi enw a chyfeiriad pob aelod o bob pwyllgor gweithrediaeth yr awdurdod am y tro;

(c) sy'n pennu swyddogaethau'r weithrediaeth sydd, am y tro, yn arferadwy gan aelodau unigol o'r weithrediaeth; ac

(ch) sy'n nodi, mewn perthynas â phob swyddogaeth o'r fath, enw'r aelod y mae'n arferadwy trwyddo.

(2) Rhaid cadw ym mhrif swyddfa pob awdurdod lleol grynodeb ysgrifenedig o'r hawliau—

(a) i fynychu cyfarfodydd gweithrediaeth awdurdod lleol a phwyllgorau'r weithrediaeth honno, a

(b) i archwilio a chopïo dogfennau ac i gael dogfennau,

sef hawliau sy'n cael eu rhoi gan y Rheoliadau hyn.

(3) Rhaid i'r gofrestr a gedwir o dan baragraff (1) a'r crynodeb a gedwir o dan baragraff (2) fod yn agored i'r cyhoedd eu harchwilio ym mhrif swyddfa'r awdurdod.

Gwybodaeth Cychwyn

I12 Rhl. 12 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

Darpariaeth atodol LL+C

13.—( 1) Rhaid i ddogfen y mae unrhyw un o ddarpariaethau'r Rheoliadau hyn yn cyfarwyddo iddi fod yn agored i'w harchwilio fod ar gael i'w harchwilio—

(a) ar bob adeg resymol ym mhrif swyddfeydd yr awdurdod lleol; a

(b) yn achos dogfennau sydd i fod ar gael i'w harchwilio yn unol â rheoliad 9, ar ôl i'r person sy'n ceisio archwilio'r dogfennau dalu unrhyw ffi resymol sy'n ofynnol gan yr awdurdod lleol.

(2) Yn ddarostyngedig i baragraff (3), pan fydd dogfen yn agored i'w harchwilio gan berson o dan unrhyw un o ddarpariaethau'r Rheoliadau hyn, caiff y person—

(a) gwneud copi o'r ddogfen gyfan neu ran ohoni, neu

(b) ei gwneud yn ofynnol i'r person sy'n gofalu am y ddogfen ddarparu i'r person sy'n gofyn am ei harchwilio gopi ffotograffig o'r ddogfen neu ddetholiadau ohoni,

ar ôl talu unrhyw ffi resymol sy'n ofynnol gan yr awdurdod lleol.

(3) Nid yw paragraff (2) yn ei gwneud yn ofynnol i unrhyw weithred gael ei chyflawni nac yn awdurdodi cyflawni unrhyw weithred sy'n torri'r hawlfraint mewn unrhyw waith ac eithrio, pan yw perchennog yr hawlfraint yn awdurdod lleol, na fydd unrhyw beth a wneir yn unol â'r paragraff hwnnw yn gyfystyr â thorri'r hawlfraint.

(4) Pan fydd unrhyw ddogfen y mae'r Rheoliadau hyn yn ei gwneud yn ofynnol iddi fod yn agored i'r cyhoedd ei harchwilio—

(a) yn cael ei darparu i aelodau o'r cyhoedd, neu'n agored iddynt ei harchwilio, neu

(b) yn cael ei darparu er budd unrhyw bapur newydd, yn unol â rheoliad 5 neu 8,

bydd cyhoeddi drwy hynny unrhyw fater difenwol sydd wedi'i gynnwys yn y ddogfen yn freintiedig oni phrofir bod y cyhoeddiad wedi'i wneud â malais.

(5) Rhaid i unrhyw gofnod ysgrifenedig o benderfyniad gweithrediaeth, neu unrhyw adroddiad y mae rheoliad 8 yn ei gwneud yn ofynnol iddo fod ar gael i aelodau o'r cyhoedd ei archwilio, gael ei gadw gan yr awdurdod lleol a rhaid trefnu iddo fod ar gael i'w archwilio gan y cyhoedd am gyfnod o chwe mlynedd o leiaf gan ddechrau ar y dyddiad y gwnaed y penderfyniad, y mae'r cofnod neu'r adroddiad yn ymwneud ag ef.

(6) Rhaid i unrhyw bapurau cefndir y mae rheoliad 9 yn ei gwneud yn ofynnol iddynt fod ar gael i aelodau o'r cyhoedd eu harchwilio gael eu cadw gan yr awdurdod lleol a bod ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd am gyfnod o bedair blynedd o leiaf gan ddechrau ar y dyddiad y gwnaed y penderfyniad, y mae'r papurau cefndir yn ymwneud ag ef.

(7) Mae'r hawliau sy'n cael eu rhoi i unrhyw berson gan y Rheoliadau hyn i archwilio, copïo neu gael dogfennau yn ychwanegol at unrhyw hawliau o'r fath a all fod gan y person hwnnw ar wahân i'r rheoliad hwn.

Gwybodaeth Cychwyn

I13 Rhl. 13 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

Tramgwyddau Rhan II LL+C

14.—( 1) Mae person sy'n gofalu am ddogfen y mae rheoliad 5, 8 neu 9 yn ei gwneud yn ofynnol iddi fod ar gael i'r cyhoedd ei harchwilio, yn cyflawni tramgwydd os yw'r person hwnnw, heb esgus rhesymol—

(a) yn fwriadol yn rhwystro unrhyw berson rhag arfer hawl sy'n cael ei rhoi gan y Rheoliadau hyn i archwilio'r cyfan neu ran o ddogfen, neu wneud copi ohoni; neu

(b) yn gwrthod darparu copi o'r ddogfen gyfan neu ran ohoni yn unol â rheoliad 13(2).

(2) Bydd person sy'n cyflawni tramgwydd o dan baragraff (1) yn agored o'i gollfarnu'n ddiannod i ddirwy heb fod yn fwy na lefel 1 ar y raddfa safonol.

Gwybodaeth Cychwyn

I14 Rhl. 14 mewn grym ar 28.7.2001, gweler rhl. 1(1)

Llofnodwyd ar ran Cynulliad Cenedlaethol Cymru o dan adran 66(1) o Ddeddf Llywodraeth Cymru 1998(9).

D. Elis-Thomas

Llywydd y Cynulliad Cenedlaethol

21 Mehefin 2001

Rhagolygol

Nodyn Esboniadol

(Nid yw'r nodyn hwn yn rhan o'r Rheoliadau)

Mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys i gynghorau sir a chynghorau bwrdeistref sirol yng Nghymru sy'n gweithredu trefniadau gweithrediaeth o dan Ran II o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000. Maent yn gwneud darpariaeth ynghylch rhoi cyfle i'r cyhoedd fynd i gyfarfodydd gweithrediaethau awdurdodau lleol a'u pwyllgorau a chyfle iddynt weld eu penderfyniadau a'u dogfennau. Yn ychwanegol, maent yn ymdrin hefyd â'r cyfle i weld gwybodaeth ynghylch penderfyniadau sy'n cael eu gwneud gan gyd-pwyllgorau awdurdodau lleol pan yw'r rhain yn cynnwys aelodau gweithrediaethau yn unig ac yn cyflawni swyddogaeth gweithrediaeth.

O dan drefniadau gweithrediaeth bydd aelodau unigol yn gallu gwneud penderfyniadau gweithrediaeth ac felly mae'r Rheoliadau yn gwneud darpariaeth hefyd ynghylch y cyfle i weld dogfennau pan fydd penderfyniadau gweithrediaeth yn cael eu gwneud gan aelodau unigol.

Egwyddor gyffredinol y Rheoliadau yw bod y cyhoedd yn cael y cyfle i fynd i gyfarfodydd, ac i weld dogfennau a phenderfyniadau pan fydd gweithrediaeth neu bwyllgor awdurdod lleol neu unigolyn am wneud “penderfyniad gweithrediaeth”. Diffinnir y term “penderfyniad gweithrediaeth” yn rheoliad 2.

Mae Rhan I o'r Rheoliadau yn cynnwys deunydd rhagarweiniol a diffiniadau o'r termau a ddefnyddir yn y Rheoliadau.

Mae Rhan II yn cynnwys materion cyffredinol sy'n ymwneud â phob penderfyniad gweithrediaeth. Yn benodol mae rheoliadau 3 a 4 yn darparu (yn ddarostyngedig i eithriadau penodedig) fod rhaid i gyfarfodydd gweithrediaethau awdurdodau lleol gael eu cynnal yn gyhoeddus. Mae'r rheolau ynghylch y cyfle i weld agendâu ac adroddiadau ar gyfer cyfarfodydd gweithrediaethau wedi'u nodi yn rheoliad 5.

Mae rheoliadau 6 a 7 yn pennu, pan fydd penderfyniad gweithrediaeth yn cael ei gofnodi, fod rhaid nodi'r rhesymau dros y penderfyniad, pa bryd y gwnaed y penderfyniad, manylion unrhyw wrthdrawiad buddiannau neu unrhyw ymgynghoriad a gynhaliwyd. Mae'r darpariaethau ynghylch cofnodi yn gymwys i benderfyniadau gweithrediaeth sy'n cael eu gwneud ar y cyd, neu gan aelodau unigol.

Yn rheoliad 8 ceir darpariaethau sy'n ymwneud ag archwilio dogfennau yn dilyn penderfyniadau gweithrediaeth. Mae gofynion ynghylch archwilio papurau cefndir yn rheoliad 9.

Yn Rhan III rhoddir hawliau ychwanegol i aelodau awdurdodau lleol a phwyllgorau trosolygu a chraffu mewn perthynas â chael cyfle i weld gwybodaeth. Mae hawliau ychwanegol i aelodau yn gyffredinol wedi'u cynnwys yn rheoliad 10. Mae safbwynt y gyfraith gyffredin ynghylch “yr angen i gael gwybod” yn cael ei diogelu. Mae rheoliad 11 yn nodi hawliau ychwanegol i aelodau pwyllgorau trosolygu a chraffu mewn perthynas â'r penderfyniadau y maent yn craffu arnynt. O dan amgylchiadau penodol gall yr aelodau hyn gael cyfle i weld gwybodaeth esempt neu gyfrinachol berthnasol. Nid oes dim yn y rheoliadau hyn yn caniatáu datgelu gwybodaeth o'r fath gan aelodau pwyllgorau trosolygu a chraffu.

Mae Rhan IV yn cynnwys darpariaethau cyffredinol pellach ynghylch gwybodaeth. Mae rheoliad 12 yn pennu gwybodaeth ychwanegol benodol am ei drefniadau gweithrediaeth y mae'n rhaid i awdurdod lleol drefnu iddi fod ar gael. Yn rheoliad 13 ceir darpariaethau sy'n nodi sut y bydd awdurdod lleol yn rhoi cyfle i'r cyhoedd archwilio dogfennau. Mae rheoliad 14 yn creu tramgwyddau.

(1)

2000 p.22.

(2)

O.S. 2001/?.

(3)

Gweler rheoliad 11 o Reoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Cyflawni Swyddogaethau) (Cymru) 2001 (O.S. 2001/?).

(4)

1989 p.42.

(5)

1972 p.70.

(6)

Mewnosodwyd adran 100I gan Ddeddf Llywodraeth Leol (Y Cyfle i Weld Gwybodaeth) 1985 (p.43).

(7)

1990 p.42. Ceir y diffiniad o “programme service” yn adran 201. Mewnosodwyd is-adran (1)(bb) o'r adran honno gan Ddeddf Darlledu 1996 (p.55), Atodlen 10, Rhan I, paragraff 11. Ceir diffiniad o “sound broadcasting service” yn adran 126(1), a ddiwygiwyd gan Ddeddf Darlledu 1996, Atodlen 10, Rhan I, paragraff 9. Ceir diffiniad o “television broadcasting service” yn adran 2(5) a ddiwygiwyd gan Ddeddf Darlledu 1996, Atodlen 10, Rhan I, paragraff 1.

(8)

Mewnosodwyd Atodlen 12A gan Ddeddf Llywodraeth Leol (Cyfle i Weld Gwybodaeth) 1985 (p.43).

(9)

1998 p.38.