Rhan 4
Adran 36 - Ymdrin â chwynion: datganiad o egwyddorion
139.Mae'r adran hon yn ei gwneud yn ofynnol i'r Ombwdsmon gyhoeddi datganiad o egwyddorion sy'n ymwneud â gweithdrefnau'r 'awdurdodau rhestredig' yn Atodlen 3 (adran 36(1)) ar gyfer ymdrin â chwynion. Rhaid i awdurdodau rhestredig fod â gweithdrefnau ar gyfer ymdrin â chwynion sy'n cydymffurfio â'r datganiad o egwyddorion (adran 36(2)).
140.Cyn cyhoeddi'r datganiad cyntaf o egwyddorion, rhaid i'r Ombwdsmon osod datganiad o egwyddorion drafft gerbron y Cynulliad. Bydd y datganiad o egwyddorion drafft yn destun gweithdrefn penderfyniad negyddol. Golyga hyn bod gan y Cynulliad 40 diwrnod i wrthwynebu'r drafft. Os na fydd y Cynulliad yn gwrthwynebu o fewn y 40 diwrnod hwnnw, rhaid i'r Ombwdsmon gyhoeddi'r datganiad o egwyddorion ar ffurf y drafft a osodwyd gerbron y Cynulliad. Os bydd y Cynulliad yn gwrthwynebu'r datganiad o egwyddorion fel y'i drafftiwyd, rhaid i'r Ombwdsmon beidio â chyhoeddi'r datganiad ar ffurf y drafft, ond mae is-adran (7) yn caniatáu i'r Ombwdsmon osod datganiad drafft newydd gerbron y Cynulliad.
141.Pan fydd y datganiad o egwyddorion wedi'i gyhoeddi, caiff yr Ombwdsmon ddiwygio’r datganiad o egwyddorion. Ond pe byddai diwygiad arfaethedig yn gwneud unrhyw newidiadau perthnasol i'r datganiad o egwyddorion, yna bydd y weithdrefn penderfyniad negyddol yn gymwys i'r diwygiad drafft.
142.Rhaid i'r Ombwdsmon ymgynghori cyn gosod y datganiad cyntaf o egwyddorion drafft (neu unrhyw ddiwygiadau drafft iddo) gerbron y Cynulliad o dan yr adran hon.
143.Yn ôl adran 36(14) ystyr "gweithdrefnau ymdrin â chwynion" yw gweithdrefnau awdurdodau rhestredig ar gyfer archwilio cwynion neu adolygu penderfyniadau mewn cysylltiad â chamau gweithredu a gymerwyd gan awdurdod rhestredig pan fo'r mater dan sylw yn un y caiff yr Ombwdsmon ymchwilio iddo o dan Ran 3.
Adran 37 - Gweithdrefnau enghreifftiol ar gyfer ymdrin â chwynion
144.Mae'r adran hon yn galluogi'r Ombwdsmon (ar ôl ymgynghori) i gyhoeddi gweithdrefnau enghreifftiol ar gyfer ymdrin â chwynion (“gweithdrefnau enghreifftiol”) ar gyfer awdurdodau rhestredig. Rhaid i weithdrefnau enghreifftiol hefyd gydymffurfio â'r datganiad o egwyddorion a gyhoeddir gan yr Ombwdsmon o dan adran 36.
145.Ni chaiff gweithdrefn enghreifftiol a gyhoeddir gan yr Ombwdsmon ei gwneud yn ofynnol i awdurdod rhestredig wneud rhywbeth os nad oes gan yr awdurdod rhestredig bwerau (heblaw yn rhinwedd y Ddeddf) i gydymffurfio â'r gofyniad (adran 37(5)(a)).
146.Hefyd, ni chaiff gweithdrefn enghreifftiol a gyhoeddir gan yr Ombwdsmon wrthdaro ag unrhyw ddeddfiad (gan gynnwys codau, canllawiau a chynlluniau ac ati a wnaed o dan ddeddfiad) sy'n gymwys i'r awdurdod rhestredig (adran 37(5)(b)). Er enghraifft, ni all gweithdrefn enghreifftiol fod yn anghyson â'r gofynion statudol a nodir yn y gyfundrefn gwyno 'Gweithio i Wella' sy'n gymwys i gyrff y GIG yng Nghymru.
147.Mae is-adran (6) yn caniatáu i'r Ombwdsmon adolygu ac ailgyhoeddi unrhyw weithdrefn enghreifftiol ond mae'n ei gwneud yn ofynnol i'r Ombwdsmon hysbysu rhai awdurdodau rhestredig cyn gwneud hynny. Mae is-adran (7) yn nodi effaith diwygio ac ailgyhoeddi ar unrhyw fanyleb a wneir o dan adran 38(1) mewn perthynas â'r weithdrefn enghreifftiol.
148.Os bydd yr Ombwdsmon yn tynnu gweithdrefn enghreifftiol yn ôl, mae unrhyw fanylebau cysylltiedig o dan adran 38(1) yn peidio â chael effaith (adran 37(9)(b)(i)).
Adran 38 - Gweithdrefnau enghreifftiol ar gyfer ymdrin â chwynion: manyleb awdurdodau rhestredig
149.dan yr adran hon caiff yr Ombwdsmon bennu unrhyw awdurdod rhestredig y mae gweithdrefn enghreifftiol yn berthnasol iddo. Rhaid i awdurdod rhestredig a bennir fod â gweithdrefn ymdrin â chwynion sy'n cydymffurfio â'r weithdrefn enghreifftiol berthnasol. Rhaid i awdurdod rhestredig gyflwyno ei weithdrefn ymdrin â chwynion i'r Ombwdsmon o fewn 6 mis wedi iddo gael ei bennu o dan adran 38(1).
150.Caiff yr awdurdod rhestredig, gyda chydsyniad yr Ombwdsmon, addasu agweddau ar y weithdrefn enghreifftiol os yw hyn yn angenrheidiol er mwyn gallu gweithredu'n effeithiol (adran 38(4)).
151.Caiff yr Ombwdsmon ddirymu manyleb ar unrhyw adeg (adran 38(6)).
Adran 39 - Datganiadau o beidio â chydymffurfio
152.Mae'r adran hon yn galluogi'r Ombwdsmon i ddatgan nad yw gweithdrefn ymdrin â chwynion awdurdod rhestredig penodedig yn cydymffurfio â'r weithdrefn enghreifftiol berthnasol y mae'r Ombwdsmon wedi'i phennu (o dan adran 38) fel un sy'n berthnasol i'r awdurdod hwnnw. Mae hefyd yn galluogi'r Ombwdsmon i ddatgan, yn yr amgylchiadau hynny lle na phennwyd gweithdrefn enghreifftiol mewn perthynas ag awdurdod rhestredig, nad yw gweithdrefn ymdrin â chwynion yr awdurdod yn cydymffurfio â'r datganiad o egwyddorion.
153.Cyn cyhoeddi datganiad o dan yr adran hon, rhaid i'r Ombwdsmon roi rhesymau dros wneud y datganiad a chaiff hefyd bennu newidiadau a fyddai'n golygu bod y datganiad yn cael ei dynnu'n ôl.
154.Rhaid i'r awdurdod rhestredig anfon ei weithdrefn ymdrin â chwynion at yr Ombwdsmon o fewn 2 fis i'r datganiad, ar ôl ystyried y rhesymau a roddwyd gan yr Ombwdsmon dros wneud y datganiad ac unrhyw newidiadau a bennwyd gan yr Ombwdsmon fel rhai a fyddai'n arwain at y fod y datganiad cael ei dynnu'n ôl.
155.Rhaid i'r Ombwdsmon gyhoeddi datganiadau a wnaed o dan is-adrannau (1) a (2) ar wefan yr Ombwdsmon (adran 39(3)) a chaiff dynnu'r datganiadau hynny yn ôl ar unrhyw adeg (adran 39(6)).
Adran 40 - Cyflwyno gweithdrefnau ymdrin â chwynion: cyffredinol
156.Mae'r adran hon yn rhoi pŵer i'r Ombwdsmon ei gwneud yn ofynnol i awdurdod rhestredig gyflwyno'i weithdrefn ymdrin â chwynion cyn pen tri mis neu gyfnod arall a gyfarwyddir gan yr Ombwdsmon. Rhaid i'r awdurdod rhestredig gyflwyno ei weithdrefn o fewn y cyfnod hwnnw hyd yn oed os nad yw'r cyfnod a ganiateir ar gyfer cyflwyno'r weithdrefn o dan adran 38(3) neu 39(5) wedi dod i ben eto.
157.Hefyd, mae'n ofynnol i awdurdod rhestredig ddarparu gwybodaeth ychwanegol os gofynnir iddo wneud hynny. Mae hyn yn galluogi'r Ombwdsmon i gael darlun llawn o weithdrefn ymdrin â chwynion awdurdod rhestredig.
Adran 41 - Gweithdrefnau ymdrin â chwynion: hybu arferion gorau etc
158.Mae'r adran hon yn gosod dyletswyddau ar yr Ombwdsmon i: (1) monitro arferion o ran y ffordd y mae awdurdodau rhestredig yn ymdrin â chwynion, (2) hybu arferion gorau o ran y ffordd yr ymdrinnir â chwynion o'r fath, a (3) annog cydweithrediad a rhannu arferion gorau am y materion hyn. Mae'r adran hon yn gymwys i bob cwyn, nid dim ond cwynion y caiff yr Ombwdsmon ymchwilio iddynt o dan Ran 3.
159.Rhaid i awdurdodau rhestredig gydweithredu â'r Ombwdsmon wrth arfer y dyletswyddau hyn oni bai nad oes ganddynt y pwerau angenrheidiol (ac eithrio yn rhinwedd y Ddeddf) neu os yw cydweithredu yn anghyson ag unrhyw ddeddfiad arall sy'n gymwys i'r awdurdod rhestredig.
