Rheoliadau Cyffuriau a Reolir (Goruchwylio Rheolaeth a Defnydd) (Cymru) 2008

Swyddogion atebol i gadw cofnodion o bryderon ynghylch unigolion perthnasol

15.—( 1) Rhaid i swyddog atebol—

(a) sefydlu a gweithredu, neu sicrhau bod ei gorff dynodedig yn sefydlu a gweithredu, trefniadau priodol i gofnodi pryderon a fynegwyd ynghylch digwyddiadau a oedd yn ymwneud â, neu a allai fod wedi ymwneud â rheoli neu ddefnyddio cyffuriau a reolir yn amhriodol gan berson sydd, o ran ei gorff dynodedig, yn unigolyn perthnasol; a

(b) sicrhau bod unrhyw gorff neu berson sy'n gweithredu ar ran ei gorff dynodedig, neu'n darparu gwasanaethau o dan drefniadau a wneir gydag ef, yn sefydlu ac yn gweithredu trefniadau priodol i gofnodi pryderon a fynegwyd ynghylch digwyddiadau a oedd yn ymwneud â, neu a allai fod wedi ymwneud â rheoli neu ddefnyddio cyffuriau a reolir yn amhriodol gan berson sydd, o ran ei gorff dynodedig, yn unigolyn perthnasol.

(2) Rhaid i'r swyddog atebol sicrhau, fel rhan o'r trefniadau o dan baragraff (1), bod cofnodion digonol yn cael eu llunio, a rhaid iddynt gynnwys (ond heb gael eu cyfyngu i hynny), fel y bo'n briodol—

(a) y dyddiad pan roddwyd gwybod am y pryder i'r swyddog atebol;

(b) unrhyw ddyddiadau pan ddigwyddodd y materion a arweiniodd ar y pryder hwnnw;

(c) manylion ynghylch natur y pryder;

(ch) manylion am yr unigolyn perthnasol y mynegwyd y pryder amdano;

(d) manylion am y person, neu'r corff, a roes wybod am y pryder;

(dd) manylion o unrhyw gamau a gymrwyd gan y corff dynodedig (neu unrhyw gorff neu berson sy'n gweithredu ar ran y corff dynodedig, neu'n darparu gwasanaethau o dan drefniadau a wneir gyda'r corff dynodedig) ynghylch y pryder;

(e) asesiad a ddylid datgelu gwybodaeth ynghylch y pryder i gorff cyfrifol arall o dan reoliad 25 neu 26; a

(f) os yw gwybodaeth ynghylch y pryder yn cael ei ddatgelu i gorff cyfrifol arall o dan reoliad 25 neu 26, manylion unrhyw ddatgeliad o'r fath, gan gynnwys enw'r corff cyfrifol y gwnaed y datgeliad iddo a natur yr wybodaeth a ddatgelwyd i'r corff.

(3) Ceir cadw unrhyw gofnod o bryder mewn fformat ar bapur neu'n electronig.

(4) Rhaid i'r trefniadau o dan baragraff (1) gynnwys trefniadau sy'n cyfyngu mynediad at y cofnodion—

(a) i'r swyddog atebol a'i staff; a

(b) i eraill y mae angen iddynt gael mynediad at ddibenion sicrhau rheoli neu ddefnyddio cyffuriau a reolir yn ddiogel.