Rheoliadau Safonau’r Gymraeg (Rhif 2) 2016

Rheoliad 2(5)

ATODLEN 5 Safonau sy’n ymdrin â Materion Atodol

RHAN 1 SAFONAU CYFLENWI GWASANAETHAU

1	Corff yn rhoi cyhoeddusrwydd i safonau cyflenwi gwasanaethau
Safon 149:	Rhaid ichi sicrhau bod dogfen sy’n cofnodi’r safonau cyflenwi gwasanaethau yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy, a’r graddau yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â’r safonau hynny, ar gael— (a) ar eich gwefan, a (b) ym mhob un o’ch swyddfeydd sy’n agored i’r cyhoedd.
2	Corff yn cyhoeddi gweithdrefn gwyno
Safon 150:	Rhaid ichi— (a) sicrhau bod gennych weithdrefn gwyno sy’n delio â’r materion a ganlyn— (i) sut yr ydych yn bwriadu delio â chwynion ynglŷn â’ch cydymffurfedd â’r safonau cyflenwi gwasanaethau yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy, a (ii) sut y byddwch yn darparu hyfforddiant i’ch staff ynglŷn â delio â’r cwynion hynny, (b) cyhoeddi dogfen sy’n cofnodi’r weithdrefn honno ar eich gwefan, ac (c) sicrhau bod copi o’r ddogfen honno ar gael ym mhob un o’ch swyddfeydd sy’n agored i’r cyhoedd.
3	Corff yn cyhoeddi trefniadau goruchwylio, hybu etc.
Safon 151:	Rhaid ichi— (a) sicrhau bod gennych drefniadau ar gyfer— (i) goruchwylio’r modd yr ydych yn cydymffurfio â’r safonau cyflenwi gwasanaethau yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy, (ii) hybu’r gwasanaethau a gynigir gennych yn unol â’r safonau hynny, a (iii) hwyluso defnyddio’r gwasanaethau hynny, (b) cyhoeddi dogfen sy’n cofnodi’r trefniadau hynny ar eich gwefan, ac (c) sicrhau bod copi o’r ddogfen honno ar gael ym mhob un o’ch swyddfeydd sy’n agored i’r cyhoedd.
4	Corff yn llunio adroddiad blynyddol ynglŷn â safonau cyflenwi gwasanaethau
Safon 152:	(1) Rhaid ichi lunio adroddiad (“adroddiad blynyddol”), yn Gymraeg, mewn perthynas â phob blwyddyn ariannol, sy’n delio â’r modd y bu ichi gydymffurfio â’r safonau cyflenwi gwasanaethau yr oeddech o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy yn ystod y flwyddyn honno. (2) Rhaid i’r adroddiad blynyddol gynnwys nifer y cwynion a gawsoch yn ystod y flwyddyn honno a oedd yn ymwneud â’ch cydymffurfedd â’r safonau cyflenwi gwasanaethau yr oeddech o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy. (3) Rhaid ichi gyhoeddi’r adroddiad blynyddol heb fod yn hwyrach na 6 mis yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol y mae’r adroddiad yn ymwneud â hi. (4) Rhaid ichi roi cyhoeddusrwydd i’r ffaith eich bod wedi cyhoeddi adroddiad blynyddol. (5) Rhaid ichi sicrhau bod copi cyfredol o’ch adroddiad blynyddol ar gael— (a) ar eich gwefan, a (b) ym mhob un o’ch swyddfeydd sy’n agored i’r cyhoedd.
5	Corff yn rhoi cyhoeddusrwydd i’r modd y mae’n bwriadu cydymffurfio â safonau cyflenwi gwasanaethau
Safon 153:	Rhaid ichi gyhoeddi dogfen ar eich gwefan sy’n esbonio sut yr ydych yn bwriadu cydymffurfio â’r safonau cyflenwi gwasanaethau yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy.
6	Corff yn darparu gwybodaeth i Gomisiynydd y Gymraeg
Safon 154:	Rhaid ichi ddarparu unrhyw wybodaeth y bydd Comisiynydd y Gymraeg yn gofyn amdani sy’n ymwneud â’ch cydymffurfedd â’r safonau cyflenwi gwasanaethau yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy.

RHAN 2 SAFONAU LLUNIO POLISI

7	Corff yn rhoi cyhoeddusrwydd i safonau llunio polisi
Safon 155:	Rhaid ichi sicrhau bod dogfen sy’n cofnodi’r safonau llunio polisi yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy, a’r graddau yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â’r safonau hynny, ar gael— (a) ar eich gwefan, a (b) ym mhob un o’ch swyddfeydd sy’n agored i’r cyhoedd.
8	Corff yn cyhoeddi gweithdrefn gwyno
Safon 156:	Rhaid ichi— (a) sicrhau bod gennych weithdrefn gwyno sy’n delio â’r materion a ganlyn— (i) sut yr ydych yn bwriadu delio â chwynion ynglŷn â’ch cydymffurfedd â’r safonau llunio polisi yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy, a (ii) sut y byddwch yn darparu hyfforddiant i’ch staff ynglŷn â delio â’r cwynion hynny, (b) cyhoeddi dogfen sy’n cofnodi’r weithdrefn honno ar eich gwefan, ac (c) sicrhau bod copi o’r ddogfen honno ar gael ym mhob un o’ch swyddfeydd sy’n agored i’r cyhoedd.
9	Corff yn cyhoeddi trefniadau goruchwylio
Safon 157:	Rhaid ichi— (a) sicrhau bod gennych drefniadau ar gyfer goruchwylio’r modd yr ydych yn cydymffurfio â’r safonau llunio polisi yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy, (b) cyhoeddi dogfen sy’n cofnodi’r trefniadau hynny ar eich gwefan, ac (c) sicrhau bod copi o’r ddogfen honno ar gael ym mhob un o’ch swyddfeydd sy’n agored i’r cyhoedd.
10	Corff yn llunio adroddiad blynyddol ynglŷn â safonau llunio polisi
Safon 158:	(1) Rhaid ichi lunio adroddiad, (“adroddiad blynyddol”), yn Gymraeg, mewn perthynas â phob blwyddyn ariannol, sy’n delio â’r modd y bu ichi gydymffurfio â’r safonau llunio polisi yr oeddech o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy yn ystod y flwyddyn honno. (2) Rhaid i’r adroddiad blynyddol gynnwys nifer y cwynion a gawsoch yn ystod y flwyddyn a oedd yn ymwneud â’ch cydymffurfedd â’r safonau llunio polisi yr oeddech o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy. (3) Rhaid ichi gyhoeddi’r adroddiad blynyddol heb fod yn hwyrach na 6 mis yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol y mae’r adroddiad yn ymwneud â hi. (4) Rhaid ichi roi cyhoeddusrwydd i’r ffaith eich bod wedi cyhoeddi adroddiad blynyddol. (5) Rhaid ichi sicrhau bod copi cyfredol o’ch adroddiad blynyddol ar gael— (a) ar eich gwefan, a (b) ym mhob un o’ch swyddfeydd sy’n agored i’r cyhoedd.
11	Corff yn rhoi cyhoeddusrwydd i’r modd y mae’n bwriadu cydymffurfio â safonau llunio polisi
Safon 159:	Rhaid ichi gyhoeddi dogfen ar eich gwefan sy’n esbonio sut yr ydych yn bwriadu cydymffurfio â’r safonau llunio polisi yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy.
12	Corff yn darparu gwybodaeth i Gomisiynydd y Gymraeg
Safon 160:	Rhaid ichi ddarparu unrhyw wybodaeth y bydd Comisiynydd y Gymraeg yn gofyn amdani sy’n ymwneud â’ch cydymffurfedd â’r safonau llunio polisi yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy.

RHAN 3 SAFONAU GWEITHREDU

13	Corff yn rhoi cyhoeddusrwydd i safonau gweithredu
Safon 161:	Rhaid ichi sicrhau bod dogfen sy’n cofnodi’r safonau gweithredu yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy, a’r graddau yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â’r safonau hynny, ar gael— (a) ar eich gwefan, a (b) ym mhob un o’ch swyddfeydd sy’n agored i’r cyhoedd.
14	Corff yn cyhoeddi gweithdrefn gwyno
Safon 162:	Rhaid ichi— (a) sicrhau bod gennych weithdrefn gwyno sy’n delio â’r materion a ganlyn— (i) sut yr ydych yn bwriadu delio â chwynion ynglŷn â’ch cydymffurfedd â’r safonau gweithredu yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy, a (ii) sut y byddwch yn darparu hyfforddiant i’ch staff ynglŷn â delio â’r cwynion hynny, a (b) cyhoeddi dogfen sy’n cofnodi’r weithdrefn honno ar eich mewnrwyd.
15	Corff yn cyhoeddi trefniadau goruchwylio, hybu etc.
Safon 163:	Rhaid ichi— (a) sicrhau bod gennych drefniadau ar gyfer— (i) goruchwylio’r modd yr ydych yn cydymffurfio â’r safonau gweithredu yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy, (ii) hybu’r gwasanaethau a gynigir gennych yn unol â’r safonau hynny, a (iii) hwyluso defnyddio’r gwasanaethau hynny, a (b) cyhoeddi dogfen sy’n cofnodi’r trefniadau hynny ar eich mewnrwyd.
16	Corff yn llunio adroddiad blynyddol ynglŷn â safonau gweithredu
Safon 164:	(1) Rhaid ichi lunio adroddiad (“adroddiad blynyddol”), yn Gymraeg, mewn perthynas â phob blwyddyn ariannol, sy’n delio â’r modd y bu ichi gydymffurfio â’r safonau gweithredu yr oeddech o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy yn ystod y flwyddyn honno. (2) Rhaid i’r adroddiad blynyddol gynnwys yr wybodaeth a ganlyn (pan fo’n berthnasol, i’r graddau yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â’r safonau y cyfeirir atynt)— (a) nifer y cyflogeion sy’n meddu ar sgiliau yn y Gymraeg ar ddiwedd y flwyddyn o dan sylw (ar sail cofnodion a gadwasoch yn unol â safon 145); (b) nifer yr aelodau o staff a fynychodd gyrsiau hyfforddi a gynigiwyd gennych yn y Gymraeg yn ystod y flwyddyn (ar sail cofnodion a gadwasoch yn unol â safon 146); (c) os cynigiwyd fersiwn Gymraeg o gwrs gennych yn ystod y flwyddyn, y ganran o gyfanswm nifer y staff a fynychodd y cwrs a fynychodd y fersiwn Gymraeg (ar sail cofnodion a gadwasoch yn unol â safon 146); (ch) nifer y swyddi newydd a’r swyddi gwag a hysbysebwyd gennych yn ystod y flwyddyn a gategoreiddiwyd fel swyddi sy’n gofyn— (i) bod sgiliau yn y Gymraeg yn hanfodol, (ii) bod angen dysgu sgiliau yn y Gymraeg pan benodir i’r swydd, (iii) bod sgiliau yn y Gymraeg yn ddymunol, neu (iv) nad oedd sgiliau yn y Gymraeg yn angenrheidiol, (ar sail y cofnodion a gadwasoch yn unol â safon 148); (d) nifer y cwynion a gawsoch yn ystod y flwyddyn a oedd yn ymwneud â’ch cydymffurfedd â’r safonau gweithredu yr oeddech o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy. (3) Rhaid ichi gyhoeddi’r adroddiad blynyddol heb fod yn hwyrach na 6 mis yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol y mae’r adroddiad yn ymwneud â hi. (4) Rhaid ichi roi cyhoeddusrwydd i’r ffaith eich bod wedi cyhoeddi adroddiad blynyddol. (5) Rhaid ichi sicrhau bod copi cyfredol o’ch adroddiad blynyddol ar gael— (a) ar eich gwefan, a (b) ym mhob un o’ch swyddfeydd sy’n agored i’r cyhoedd.
17	Corff yn rhoi cyhoeddusrwydd i’r modd y mae’n bwriadu cydymffurfio â safonau gweithredu
Safon 165:	Rhaid ichi gyhoeddi dogfen ar eich gwefan sy’n esbonio sut yr ydych yn bwriadu cydymffurfio â’r safonau gweithredu yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy.
18	Corff yn darparu gwybodaeth i Gomisiynydd y Gymraeg
Safon 166:	Rhaid ichi ddarparu unrhyw wybodaeth y bydd Comisiynydd y Gymraeg yn gofyn amdani sy’n ymwneud â’ch cydymffurfedd â’r safonau gweithredu yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy.

RHAN 4 SAFONAU CADW COFNODION

19	Corff yn rhoi cyhoeddusrwydd i safonau cadw cofnodion
Safon 167:	Rhaid ichi sicrhau bod dogfen sy’n cofnodi’r safonau cadw cofnodion yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy, a’r graddau yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â’r safonau hynny, ar gael— (a) ar eich gwefan, a (b) ym mhob un o’ch swyddfeydd sy’n agored i’r cyhoedd.
20	Corff yn darparu gwybodaeth i Gomisiynydd y Gymraeg
Safon 168:	Rhaid ichi ddarparu unrhyw gofnodion a gadwasoch yn unol â’r safonau cadw cofnodion yr ydych o dan ddyletswydd i gydymffurfio â hwy i Gomisiynydd y Gymraeg, os bydd y Comisiynydd yn gofyn am y cofnodion hynny.

RHAN 5 DEHONGLI’R SAFONAU

21	Rhaid dehongli’r safonau a bennir yn Rhannau 1 i 4 fel a ganlyn.
22	At ddibenion safonau 152, 158 a 164, ystyr “blwyddyn ariannol” yw blwyddyn ariannol y corff ei hun.
23	At ddiben y safonau, nid yw gofyniad i lunio neu gyhoeddi unrhyw ddeunydd ysgrifenedig yn Gymraeg yn golygu y dylid llunio neu gyhoeddi’r deunydd hwnnw yn Gymraeg yn unig, ac nid yw’n golygu ychwaith y dylid llunio’r deunydd yn Gymraeg yn gyntaf (oni nodir hynny yn benodol yn y safon).

RHAN 6 DARPARIAETH ATODOL

24	Gweithdrefnau cwyno
	(1) Pan fydd corff o dan ddyletswydd i gydymffurfio ag un neu ragor o’r safonau a ganlyn, caiff— (a) cydymffurfio â hwy mewn un weithdrefn gwyno; (b) diwygio gweithdrefn gwyno sy’n bodoli eisoes. (2) Y safonau yw— (a) safon 150; (b) safon 156; (c) safon 162.
25	Trefniadau goruchwylio
	(1) Pan fydd corff o dan ddyletswydd i gydymffurfio ag un neu ragor o’r safonau a ganlyn, caiff gydymffurfio â hwy drwy un set o drefniadau goruchwylio. (2) Y safonau yw— (a) safon 151; (b) safon 157; (c) safon 163.
26	Adroddiadau blynyddol
	(1) Pan fydd corff o dan ddyletswydd i gydymffurfio ag un neu ragor o’r safonau a ganlyn, caiff gydymffurfio â hwy drwy gynnwys yr wybodaeth angenrheidiol mewn un adroddiad blynyddol o’r enw “Adroddiad Blynyddol Safonau’r Gymraeg”. (2) Y safonau yw— (a) safon 152; (b) safon 158; (c) safon 164.
27	Rhoi cyhoeddusrwydd i’r modd y mae corff yn bwriadu cydymffurfio â safonau
	(1) Pan fydd corff o dan ddyletswydd i gydymffurfio ag un neu ragor o’r safonau a ganlyn, caiff gydymffurfio â hwy mewn un ddogfen. (2) Y safonau yw— (a) safon 153; (b) safon 159; (c) safon 165.