Rheoliadau Gwasanaethau Preswyl Ysgolion Arbennig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2024

Cofnodion

51.—( 1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Atodlen 2 mewn cysylltiad â phob man y darperir y gwasanaeth ynddo.

(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

(a) sicrhau bod cofnodion sy’n ymwneud ag unigolion yn gywir ac yn gyfredol;

(b) cadw pob cofnod yn ddiogel;

(c) gwneud trefniadau er mwyn iʼr cofnodion barhau i gael eu cadwʼn ddiogel os bydd y gwasanaeth yn cau;

(d) yn achos cofnodion am blentyn sy’n derbyn gofal gan awdurdod lleol, sicrhau bod y cofnodion yn cael eu danfon iʼr awdurdod lleoli pan yw’r plentyn yn gadael;

(e) gwneud y cofnodion ar gael i’r rheoleiddiwr gwasanaethau ar gais;

(f) cadw cofnodion sy’n ymwneud ag unigolion am bymtheng mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf, oni bai bod y cofnodion yn cael eu dychwelyd i’r awdurdod lleoli yn unol ag is-baragraff (d);

(g) sicrhau bod unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth, a’u rhieni a’u gofalwyr—

(i) yn gallu cael mynediad i’w cofnodion, a

(ii) yn cael gwybod eu bod yn gallu cael mynediad i’w cofnodion.

(3) Ond nid yw’n ofynnol i ddarparwr gwasanaeth ddarparu mynediad i’r cofnodion sy’n ymwneud ag unigolyn o dan baragraff (2)(g)—

(a) os yw’r unigolyn yn oedolyn neu’n blentyn 16 oed neu drosodd ac nad yw’r unigolyn yn dymuno i’r rhiant neu’r gofalwr gael mynediad, neu

(b) pe byddai darparu mynediad i’r rhiant neu’r gofalwr yn anghyson â llesiant yr unigolyn.