Rheoliadau Gwybodaeth am Ddisgyblion (Cymru) 2011

Enwi, cychwyn, cymhwyso a dirymu

1.—( 1) Enw'r Rheoliadau hyn yw Rheoliadau Gwybodaeth am Ddisgyblion (Cymru) 2011 a deuant i rym ar 1 Medi 2011.

(2) Mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys o ran Cymru.

(3) Mae'r rheoliadau yn Atodlen 1 wedi eu dirymu.

Dehongli

2.—( 1) Yn y Rheoliadau hyn—

ystyr “asesiadau statudol” (“statutory assessments”) yw'r trefniadau asesu hynny a bennir gan Weinidogion Cymru mewn gorchymyn a wneir o dan—

(i)

adran 108(2)(b)(iii) o Ddeddf 2002(1) mewn perthynas â disgyblion yn y cyfnod sylfaen; neu

(ii)

adran 108(3)(c) o Ddeddf 2002(2) mewn perthynas â disgyblion mewn cyfnod allweddol;

ystyr “canlyniad” (“result”), o ran unrhyw asesiad o dan yr asesiadau statudol yw canlyniad yr asesiad fel y mae wedi ei benderfynu a'i gofnodi'n unol â'r trefniadau hynny;

mae'r term “cyfnod sylfaen” i'w ddehongli'n unol â “foundation stage” yn adran 102 o Ddeddf 2002;

ystyr “Deddf 1996” (“the 1996 Act”) yw Deddf Addysg 1996;

ystyr “Deddf 2002” (“the 2002 Act”) yw Deddf Addysg 2002(3);

ystyr “person cyfrifol” (“responsible person”) yw—

(a)

pennaeth ysgol annibynnol neu berchennog ysgol o'r fath;

(b)

yr athro neu'r athrawes sydd â gofal dros uned cyfeirio disgyblion;

(c)

corff llywodraethu unrhyw ysgol arall; neu

(ch)

y person sy'n gyfrifol am gyfarwyddo unrhyw sefydliad addysg bellach neu le arall ar gyfer addysg neu hyfforddiant y mae disgybl yn trosglwyddo iddo neu y gallai drosglwyddo iddo;

mae “rhif ALl” (“LA number”) yn gyfuniad o rifau sy'n cael ei ddyrannu i awdurdod lleol sy'n neilltuol i'r awdurdod hwnnw, a hwnnw'n gyfuniad a benderfynir gan Weinidogion Cymru;

ystyr “rhif unigryw disgybl” (“unique pupil number”) yw cyfuniad o rifau sydd, ynghyd â llythyren neu lythrennau, yn cael eu dyrannu i ddisgybl ac sy'n neilltuol i'r disgybl hwnnw, drwy ddefnyddio fformiwla a benderfynir gan Weinidogion Cymru;

ystyr “rhif unigryw dysgwr” (“unique learner number”), mewn perthynas â disgybl cofrestredig mewn ysgol, yw'r cyfuniad penodol o rifau sydd wedi eu dyrannu i'r disgybl gan Brif Weithredwr yr Asiantaeth Ariannu Sgiliau fel rhif unigryw dysgwr y disgybl hwnnw;

mae “rhif ysgol” (“school number”) yn gyfuniad o rifau sy'n cael ei ddyrannu i ysgol ac sy'n neilltuol i'r ysgol honno, a hwnnw'n gyfuniad a benderfynir gan Weinidogion Cymru; ac

ystyr “ysgol a gynhelir” (“maintained school”) yw ysgol gymunedol, ysgol sefydledig neu ysgol wirfoddol neu ysgol arbennig gymunedol neu ysgol arbennig sefydledig (nad yw'n un a sefydlwyd mewn ysbyty) ac, oni fydd y cyd-destun yn mynnu fel arall, ysgol feithrin a gynhelir gan awdurdod lleol neu uned cyfeirio disgyblion.

(2) Yn y Rheoliadau hyn, onid yw'r cyd-destun yn mynnu fel arall, mae unrhyw gyfeiriad at bennaeth neu gorff llywodraethu, mewn perthynas ag uned cyfeirio disgyblion, yn gyfeiriad at yr athro neu'r athrawes sydd â gofal dros yr uned cyfeirio disgyblion.

Ystyron cofnod cwricwlaidd a chofnod addysgol

3.—( 1) Yn y Rheoliadau hyn ystyr “cofnod cwricwlaidd” (“curricular record”) yw cofnod ffurfiol o gyraeddiadau academaidd disgybl, sgiliau a galluoedd eraill y disgybl a'i gynnydd yn yr ysgol, fel y manylir arno yn Atodlen 2.

(2) Yn y Rheoliadau hyn ystyr “cofnod addysgol” (“educational record”) yw unrhyw gofnod gwybodaeth, gan gynnwys cofnod cwricwlaidd disgybl—

(a) sydd wedi ei brosesu gan neu ar ran corff llywodraethu unrhyw ysgol a bennir ym mharagraff (3) neu athro neu athrawes mewn unrhyw ysgol o'r fath;

(b) sy'n ymwneud ag unrhyw berson sydd, neu sydd wedi bod, yn ddisgybl yn yr ysgol; ac

(c) a ddeilliodd oddi wrth, neu a ddarparwyd gan neu ar ran, unrhyw un o'r personau a bennir ym mharagraff (4), ac eithrio gwybodaeth sydd wedi ei phrosesu gan athro neu athrawes at ei ddefnydd neu ei defnydd ei hun.

(3) Yr ysgolion y cyfeiriwyd atynt ym mharagraff (2)(a) yw—

(a) ysgol a gynhelir; a

(b) ysgol arbennig nas cynhelir gan awdurdod lleol.

(4) Dyma'r personau y cyfeirir atynt ym mharagraff (2)(c) —

(a) un o gyflogeion yr awdurdod lleol sy'n cynnal yr ysgol;

(b) yn achos—

(i) ysgol wirfoddol a gynorthwyir, ysgol sefydledig neu ysgol arbennig sefydledig; neu

(ii) ysgol arbennig nas cynhelir gan awdurdod lleol,

athro neu athrawes neu gyflogai arall yn yr ysgol (gan gynnwys seicolegydd addysg a gymerwyd ymlaen gan y corff llywodraethu o dan gontract am wasanaethau);

(c) y disgybl y mae'r cofnod yn ymwneud ag ef; ac

(ch) rhiant i'r disgybl hwnnw.

Dyletswyddau pennaeth — cofnodion cwricwlaidd

4.   Rhaid i bennaeth pob ysgol a gynhelir a phob ysgol arbennig nas cynhelir gan awdurdod lleol gadw cofnod cwricwlaidd, sydd i'w ddiweddaru o leiaf unwaith y flwyddyn, mewn cysylltiad â phob disgybl cofrestredig yn yr ysgol.

Dyletswyddau pennaeth — cofnodion addysgol

5.—( 1) Cyn pen pymtheng niwrnod ysgol o gael cais ysgrifenedig gan riant am ddatgelu cofnod addysgol disgybl, rhaid i bennaeth ysgol a gynhelir a phennaeth ysgol arbennig nas cynhelir gan awdurdod lleol roi'r cofnod hwnnw ar gael yn rhad ac am ddim i'r rhiant fwrw golwg drosto.

(2) Cyn pen pymtheng niwrnod ysgol o gael cais ysgrifenedig gan riant am gopi o gofnod addysgol disgybl, rhaid i bennaeth ysgol o'r fath, roi copi ohono i'r rhiant ar ôl i'r ffi (nad yw'n uwch na chost ei ddarparu), os oes un, a ragnodwyd gan y corff llywodraethu gael ei thalu.

(3) Ym mhob achos lle mae'r disgybl dan ystyriaeth i'w dderbyn i ysgol arall (gan gynnwys ysgol annibynnol) neu i sefydliad addysg bellach neu unrhyw le arall ar gyfer addysg neu hyfforddiant, rhaid i'r pennaeth drosglwyddo cofnod addysgol y disgybl i'r person cyfrifol, yn rhad ac am ddim, os bydd y person hwnnw yn gofyn amdano, cyn pen pymtheng niwrnod ysgol o gael y cais.

(4) Rhaid i'r cofnod a ddarperir o dan baragraff (3) beidio â chynnwys canlyniadau unrhyw asesiad o gyflawniadau'r disgybl.

(5) Pan fo'n cydymffurfio â chais am ddatgelu cofnod addysgol disgybl neu gopi o'r cofnod hwnnw o dan baragraffau (1), (2) neu (3) o'r rheoliad hwn, rhaid i bennaeth beidio â datgelu unrhyw ddogfennau sy'n ddarostyngedig i unrhyw orchymyn o dan adran 30(2) o Ddeddf Diogelu Data 1998(4).

Trosglwyddo gwybodaeth pan fo disgybl yn newid ysgol

6.—( 1) Yn y rheoliad hwn ystyr “gwybodaeth drosglwyddo gyffredin” (“common transfer information”) yw'r wybodaeth a restrir yn Atodlen 2.

(2) Pan fo'r rheoliad hwn yn ei gwneud yn ofynnol i wybodaeth gael ei throsglwyddo ar ffurf sy'n ddarllenadwy gan beiriant, caniateir i'r gofyniad hwnnw gael ei fodloni drwy drosglwyddo'r wybodaeth—

(a) drwy wefan ddiogel ar y rhyngrwyd a ddarperir at y diben hwnnw gan neu ar ran Gweinidogion Cymru; neu

(b) drwy fewnrwyd a ddarperir at y diben hwnnw gan neu ar ran awdurdod lleol, ac at ddibenion y rheoliad hwn mae mewnrwyd yn golygu rhwydwaith caeëdig y gellir ei gyrchu'n unig—

(i) gan yr awdurdod lleol,

(ii) gan neu ar ran corff llywodraethu ysgol yn yr awdurdod hwnnw,

(iii) gan athro neu athrawes mewn ysgol yn yr awdurdod hwnnw,

ac eithrio, pan fo disgybl yn trosglwyddo i ysgol a gynhelir gan awdurdod lleol arall, bod rhaid bodloni'r gofyniad drwy drosglwyddo'r wybodaeth drwy wefan ddiogel ar y rhyngrwyd a ddarperir at y diben hwnnw gan neu ar ran Gweinidogion Cymru.

(3) Yn ddarostyngedig i baragraff (8), pan fo disgybl yn peidio â bod yn ddisgybl cofrestredig mewn ysgol a gynhelir (yr “hen ysgol”) ac yn dod yn ddisgybl cofrestredig mewn ysgol arall (yr “ysgol newydd”), rhaid i wybodaeth drosglwyddo gyffredin y disgybl a'i gofnod addysgol gael eu trosglwyddo i bennaeth yr ysgol newydd cyn gynted â phosibl ar ôl y dyddiad y daeth pennaeth yr hen ysgol i wybod am y tro cyntaf am gofrestriad y disgybl yn yr ysgol newydd a sut bynnag heb fod yn hwyrach na chyn pen pymtheng niwrnod ysgol ar ôl y diwrnod y mae'r disgybl yn peidio â bod yn gofrestredig yn yr hen ysgol.

(4) Rhaid i'r wybodaeth a'r cofnod y cyfeiriwyd atynt ym mharagraff (3) gael eu trosglwyddo gan bennaeth yr hen ysgol neu, pan fo'r pennaeth hwnnw a'r awdurdod lleol wedi cytuno ar hynny, gan yr awdurdod hwnnw.

(5) Rhaid i'r wybodaeth drosglwyddo gyffredin gael ei throsglwyddo ar ffurf sy'n ddarllenadwy gan beiriant.

(6) Caniateir i'r cofnod addysgol gael ei drosglwyddo ar ffurf sy'n ddarllenadwy gan beiriant neu ar ffurf papur neu drwy gyfuniad o'r ddwy ffurf.

(7) Pan na fo'n rhesymol ymarferol i bennaeth yr hen ysgol ganfod ysgol newydd y disgybl, neu pan fo'r pennaeth yn gwybod bod y disgybl yn symud i ysgol nad yw'n ysgol a gynhelir yng Nghymru neu Loegr, nid yw'r gofynion ym mharagraffau (3) a (4) o'r rheoliad hwn yn gymwys ond mae'n rhaid i bennaeth yr hen ysgol drosglwyddo'r wybodaeth drosglwyddo gyffredin i wefan ddiogel ar y rhyngrwyd a ddarperir at y diben hwnnw gan neu ar ran Gweinidogion Cymru.

(8) Pan fo disgybl wedi ei gofrestru mewn ysgol a gynhelir am lai na phedair wythnos, bydd y cydymffurfio'n ddigonol at ddibenion paragraffau (3) a (4) os yw pennaeth yr ysgol honno neu, pan fo'n gymwys, yr awdurdod lleol yn trosglwyddo'r wybodaeth honno a'r cofnod hwnnw y mae wedi eu cael o dan y rheoliad hwn oddi wrth yr ysgol lle'r oedd y disgybl wedi ei gofrestru o'r blaen ar y ffurf a gafwyd ganddo.

(9) At ddibenion paragraff (8), mae'r cyfeiriad ym mharagraff (3) at “pymtheng niwrnod ysgol” yn gyfeiriad at nifer y diwrnodau ar ôl y diwrnod y mae'r disgybl yn peidio â bod yn gofrestredig yn yr ysgol o dan sylw neu at nifer y diwrnodau ar ôl i bennaeth yr ysgol honno gael yr wybodaeth a'r cofnod, p'un bynnag yw'r diweddaraf.

(10) Os bydd pennaeth hen ysgol disgybl yn cael cais gan bennaeth yr ysgol lle mae'r disgybl yn ddisgybl cofrestredig ar hyn o bryd, yn gofyn naill ai am yr wybodaeth drosglwyddo gyffredin ynglŷn â'r amser y gadawodd y disgybl yr hen ysgol neu am unrhyw gofnod addysgol ynglŷn â'r disgybl hwnnw sydd ym meddiant yr hen ysgol, rhaid i'r pennaeth ei darparu neu ei ddarparu cyn pen pymtheng niwrnod ysgol o gael y cais.

(11) Os bydd disgybl yn cyrraedd ysgol newydd a gynhelir ac nad yw ei hen ysgol ar gael, rhaid i bennaeth yr ysgol newydd gysylltu â'r awdurdod lleol sy'n cynnal yr ysgol newydd i wneud cais am chwilio'r wefan ddiogel ar y rhyngrwyd a ddarperir gan neu ar ran Gweinidogion Cymru am wybodaeth drosglwyddo gyffredin y disgybl.

Cyfieithu gwybodaeth a dogfennau

7.—( 1) Os yw'n ymddangos yn angenrheidiol i bennaeth unrhyw ysgol fod unrhyw ddogfen neu wybodaeth, y mae'n ofynnol ei rhoi ar gael o dan y Rheoliadau hyn ac sydd wedi ei darparu yn Gymraeg, yn cael ei chyfieithu i'r Saesneg, rhaid ei chyfieithu felly a bydd y Rheoliadau hyn yn gymwys i'r ddogfen neu'r wybodaeth a gyfieithwyd felly fel y maent yn gymwys i'r ddogfen neu'r wybodaeth wreiddiol.

(2) Os yw'n ymddangos yn angenrheidiol i bennaeth unrhyw ysgol fod unrhyw ddogfen neu wybodaeth, y mae'n ofynnol ei rhoi ar gael o dan y Rheoliadau hyn ac sydd wedi ei darparu yn Saesneg, yn cael ei chyfieithu i'r Gymraeg, rhaid ei chyfieithu felly a bydd y Rheoliadau hyn yn gymwys i'r ddogfen neu'r wybodaeth a gyfieithwyd felly fel y maent yn gymwys i'r ddogfen neu'r wybodaeth wreiddiol.

(3) Os yw'n ymddangos yn angenrheidiol i bennaeth unrhyw ysgol fod unrhyw ddogfen neu wybodaeth, y mae'n ofynnol iddi fod ar gael o dan y Rheoliadau hyn, yn cael ei chyfieithu i iaith ac eithrio Cymraeg neu Saesneg neu fod fersiwn Braille neu fersiwn tâp sain o'r ddogfen honno ar gael, rhaid ei chyfieithu neu ei chynhyrchu felly mewn Braille neu ar ffurf tâp sain, yn ôl y digwydd, a bydd y Rheoliadau hyn yn gymwys i'r ddogfen neu'r wybodaeth a gyfieithwyd, y fersiwn Braille neu'r fersiwn tâp sain, fel y maent yn gymwys i'r ddogfen neu'r wybodaeth wreiddiol.

(4) Ni ddylid codi unrhyw dâl am gopi o unrhyw wybodaeth a gyfieithwyd yn unol â pharagraffau (1), (2) neu (3), ond pan fo ffi yn cael ei chodi am gopi o ddogfen wreiddiol, rhaid peidio â chodi unrhyw ffi uwch am gopi o'r ddogfen a gyfieithwyd felly.

Leighton Andrews

Y Gweinidog Addysg a Sgiliau, un o Weinidogion Cymru

29 Gorffennaf 2011